EMSYS – ERP System

PRODINF Software de la infiintare si-a propus sa ofere clientilor o solutie integrata pentru managementul organizatiilor din diverse industrii. Aproape toate componentele sunt dezvoltate de catre noi iar cateva componente ale altor furnizori au fost integrate cu EMSYS – Enterprise Management SYStem.

Ceea ce ne diferentiaza de alti furnizori este aceea ca teoria , cele mai bune practici generale cat si cele specifice diverselor industrii au fost rezolvate prin implementarea in EMSYS de instrumente de modelare si configurare. Practic exista o aplicatie la toti clientii, neexistand adaptari punctuale, versiunile noi de program sunt usor de implementat. De aici multele avantaje care duc la un TCO minim fata de alte aplicatii similare.

De asemenea s-a evitat abordarea pe module prin care datele trebuiau auditate. In EMSYS odata cu validarea tranzactiilor se termina toate prelucrarile, domeniile logice de date sunt auditate automat fara efort uman.

Este implementata teoria sistemelor ERP in totatitate avand in vedere organizatii complexe, legislatii dinamice, practici din cele mai diverse.

EMSYS este o aplicatie web cu informatii in timp real pentru managementul organizatiilor comerciale si publice de dimensiuni mari si medii, dar se poate folosi cu succes si pentru organizatii mici. Se adreseaza organizatiilor de grup, holding-uri, sau cu dispersii teritoriale (subunitati). Organizarea departamentala pe oricate niveluri este usor de realizat.

Este un produs din gama ERP si constituie un suport in managementul integrat al resurselor financiare si umane, activelor, stocurilor, serviciilor in vederea maximizarii performantei. Integreaza procesele operationale pentru industriile: asigurari, utilitati, constructii, alimentara, fabricatie, retail, vanzari si distributie, sector public, universitati, extractie titei si gaze naturale, alte industrii.

EMSYS este o aplicatie care dispune de numeroare instrumente, facilitati de modelere si configurare adresabile utilizatorilor. Permite remodelarea dinamica a organizatiilor fara a fi nevoie de interventia furnizorului programului sau de consultanti de specialitate. De asemenea sunt permise remodelari ale definitiilor(codurilor) in timp real. Factorul timp este in viata fiecarei definitii.

O alta caracteristica importanta este usurinta intelegerii de catre noi utilizatori cat si operarea aplicatiei fara a memora id-uri, coduri, cautarea informatiilor facandu-se usor dupa diverse criterii naturale. EMSYS permite modelarea responsabilitatilor utilizatorilor in sistem pe segmentele de date la care au acces putindu-se modela mai multe profiluri pentru un utilizator.

EMSYS incepe modelarea cu obiectivele organizatiilor. Orice obiectiv poate fi urmarit distinct ca un proces cu urmatoarele faze: planificare, finantare, bugetare, angajare cheltuieli, contractare, receptii, ordonantari plati, plati, incasari, consumuri, productie, vanzari, raportari. Obiectivele organizatiilor pot fi clasificate ca operationale, mentenanta activelor, investitionale, financiare, sociale, de mediu etc, integrandu-se in sistemul bugetelor organizatiei.

EMSYS pune la dispozitia organizatiilor dimensiuni, parametri si functionalitati pentru realizarea unui management performant: Business Unit, Fond, Profit Center, Obiect de Cost, Activitate, Buget, Sursa de Finantare, Articol Bugetar, Monede, Planuri de conturi, Registre de Contabilitate, Linie de Business, Arie Geografica, Divizie, Organizatie de Vanzari, Canale de Distributie, Cumparari, Agent, Grupe/Subgrupe Articole, Nomenclator CPV, Grupe Servicii, Gestiuni, Magazine, Grupe Parteneri, Contracte (Vanzari, Cumparari), Comenzi (Cumparari, Vanzari, Lucru), Liste de Preturi (Vanzari, Cumparari), Lista discounturi, Structura de produs, Posturi de lucru, Operatii Tehnologice, Conditii Comerciale, Structura Organizatorica, Structura de Plata, Sectii, Ateliere, Formatii de Lucru, Proiecte, Portofolii de Proiecte, Articole de Deviz, Portofolii Active, Grupuri de active, Locatii, Sisteme, Tipuri Lucrari Mentenanta, Normative, Consolidare organizatii, Confidentialitate, etc. Toate aceste dimensiuni sunt disponibile in procesele operationale, financiare, logistice, de resurse umane explicit sau prin relatiile modelate pe dimensiunile specifice fiecarui domeniu.

Scopul esential al aplicatiei EMSYS este performanta organizatiei. Performanta poate fi realizata ca optimizare, gestiune si control a proceselor organizatiei, dar solutia IT poate influenta diminuarea costurilor. EMSYS, prin modul de procesare a tranzactiilor, reduce considerabil costurile suport pentru operare, reduce costurile de interfatare fiind solutie integrata, costuri minime la lansarea de noi versiuni prin persistenta modelarilor si configurarilor in versiunile urmatoare, costuri minime de auditare informatii intre domeniile organizatiei intrucat acestea se executa automat de catre sistem. De asemenea, modelarea si remodelarea proceselor si dimensiunilor se pot face de catre beneficiar fara ajutorul consultantilor de specialitate. Este un suport real in dezvoltarea de noi piete, linii de business si, nu in ultimul rand, furnizeaza informatii in timp real pentru management.

EMSYS este o aplicatie internationalizata. Modeleaza standarde internationale de contabilitate si management implementand o cultura si disciplina organizationala.

In EMSYS este implementat principiul “integritatii patrimoniale” in sensul ca o responsabilitate se descarca prin incarcarea mai multor responsabilitati in perfecta egalitate. Sistemul face pentru orice tranzactie un audit verificand constrangerile stabilite. Practic, nu exista diferente intre domenii, sumelor agregate le putem stabili “balanta pistei de audit”. EMSYS dispune de numeroase functionalitati pentru actiuni corective, nefiind necesara interventia specialistilor.

EMSYS este o aplicatie integrata, iar utilizatorii au acces la anumite fuctionalitati grupate pe roluri, aplicabile la anumite segmente de responsabilitate. Un rol aplicat pe anumite segmente de date se constituie ca profil. Un utilizator poate avea mai multe profiluri.

Principiul implementat in EMSYS este “un om, un document, o singura data”, informatiile fiind disponibile in momentul validarii pentru ceilalti utilizatori, inclusiv in rapoarte de analiza.

Conceptia companiei PRODINF Software, producatorul aplicatiei EMSYS este de a oferi o solutie pentru managementul organizatiilor usor accesibila beneficiarilor atat in faza de modelare business, cat si in executie la costuri cat mai mici.

EMSYS – Financial

Abordează procesele operaționale, suport și de management din punct de vedere financiar atât pentru organizații comerciale cât și bugetare. Susține procesul de planificare a resurselor financiare, alocarea și rezervarea lor pe activități, proiecte, obiective.

Managementul resurselor financiare este realizat în contextul sistemului bugetelor. Construirea bugetelor pornește de la propunerile structurilor organizatorice în concordanță cu planul operațional, planul de mentenantă , planul de investitii si planul de achiziții. Alocarea fondurilor bugetate se realizează pe structuri de management cu indicarea destinației pe articole bugetare.

Contabilitate Financiară

Modelează în mod dinamic structurile de management, legale, locale și de consolidare în alte contabilități. Tratarea multivalută și interdependența între contabilitatea financiară, a costurilor, externă bilanț, IFRS și grup sau alternativă (raportare în contabilitatea altei țări) asigură unicitatea și consistența informațiilor.

Este baza definițiilor întregului sistem. Datele de bază, business unit, fond, obiecte de cost, structură de buget, plan de conturi, monede, taxe, documente, reprezintă sursa de informații pentru alte module (stocuri, imobilizări, salarii și resurse umane, etc), segmentează informațiile solicitate în domenii (furnizori, clienți, încasări, plăți, TVA, analitice dinamice).

Fără perturbarea activității, definițiile pot fi restructurate prin proceduri de dezvoltare sau restrângere, prin blocare, închidere perioadă activitate, asociere date, etc.

Raportarea financiară permite utilizatorilor ca prin selecția și combinarea parametrilor, un raport să ofere mai multe perspective, de exemplu o sinteză sau prezentarea detaliată a informațiilor. Alte rapoarte pot avea mai multe forme modelate de utilizator (bilanț, cont profit și pierdere).

Înregistrările contabile sunt generate automat din modulele sistemului (cumpărări, stocuri, salarii, imobilizări etc.) sau prin monografiere contabilă (modele de înregistrare a unor documente repetitive prin fenomene economice) sau prin proceduri automate (de închidere a conturilor la sfârșitul perioadei sau de reevaluare a soldurilor în alta monedă).

Orice operație, raport, proces, se realizează în concordanță cu rolul, profilul și drepturile utilizatorului.

Contabilitatea Furnizorilor și Clienților

Un partener de afaceri poate avea atât calitatea de furnizor cât și de client, sistemul permite analiza stării financiare sub forma de sold client sau sold furnizor cu detalierea acțiunilor pe fiecare sold în parte.

Acțiunile provin din procesele operaționale: recepții, cumpărări, vânzări, facturi utilități, emitere polițe de asigurare, etc și cash management. Contabilitatea clienților și furnizorilor este o rezultantă a proceselor operaționale. Rapoartele privind activitatea clienților și furnizorilor prin parametrii de selecție permit obținerea unei imagini analitice și sintetice.

Activitățile de debitare/creditare asociate cu încasările/plățile facturilor client/furnizor sunt corelate cu operarea conturilor de casă, extrasului de cont sau cu emiterea ordinelor de plată stingând în timp real obligațiile facturilor client/furnizor. Alte acțiuni de debitare creditare sunt disponibile ca prototipuri de documente prin efecte de plată/încasare, compensare facturi clienți/furnizori.

Setul complet de rapoarte asigură analiza activității pe ansamblu pe conturi și/sau furnizor/client cât și în detaliu până la nivel de factură prin balanțe pe conturi, balanțe analitice pe documente, fișe furnizor/client, fișe furnizor/client pe facturi în sold, documente cu sold.

Analiza vechimii soldurilor client și furnizor pe intervale de vechime modificabile la obținerea raportului și analiza ABC a soldurilor client și furnizor sunt prezentate agregat sau cu detaliu pe documentele din sold.

Contabilitatea Costurilor

Susține organizațiile în analiza profitabilității și eficienței produselor, serviciilor, activităților, departamentelor, cât și în determinarea structurii costurilor unitare ale produselor și serviciilor, în scopul unui management performant al costurilor.

Instrumentele accesibile utilizatorilor modelează diferit contabilitatea costurilor de la o organizație la alta în funcție de structura organizatorică, managementul propus, portofoliul de produse și servicii, alegând orice combinație a metodelor de calculație – Metoda Costului Complet/Total, Metoda ABC – Activity Based Costing, Metoda indicilor de echivalență, Metoda Globală, Metoda pe Faze, Metoda pe Comenzi.

Prin integrarea nativă cu celelalte componente ale sistemului, prin monografiere contabilă sau prin proceduri automate este asigurată înregistrarea costurilor generate automat din (cumpărări, stocuri, salarii, imobilizări etc). Astfel, contabilitatea interna de gestiune se realizează automat cu cel mai mic efort uman, fără a fi necesare concilieri cu cea financiară, datele colectându-se pe dimensiuni în contabilitatea costurilor (obiecte de cost, conturi de gestiune, articole de calculație, elemente de cheltuieli) în același timp cu înregistrarea în contabilitatea financiară.

Alocarea cheltuielilor este un proces complet automatizat, etapele de alocare sunt organizate într-un scenariu de decontare, pe baza unor inductori de cost. Scenariul de decontare poate fi lansat în execuție pentru tot procesul sau pe etape. Alocarea cheltuielilor poate fi reluată în contabilitatea costurilor, inclusiv pentru perioade anterioare.

Imobilizări

Susține organizațiile în monitorizarea proceselor și minimizarea costurilor cu evidența imobilizărilor corporale și necorporale, prin instrumente care să suplinească efortul în respectarea reglementarilor legale și fiscale pe întreg ciclul de viață al imobilizărilor, de la recepție, calcul amortizare, reevaluare, până la scoaterea din funcțiune.

Stabilirea unui mijloc eficient de gestionare a activelor imobilizate este o modalitate foarte bună de maximizare a fondurilor unei organizații. Integrat pentru organizațiile bugetare și nu numai, în procesul de finanțare, bugetare și execuție a cheltuielilor permițând calculul automat al amortizării la nivelul fiecărei surse de finanțare, fiecărui proiect conform metodelor de amortizare optime fiecărei imobilizări.

Procedurile de etichetare și inventariere cu echipamente mobile reprezintă o soluție de optimizare a costurilor organizaționale prin reducerea timpilor alocați inventarierii, pentru adaptarea deciziilor exacte asupra casării, asigurând acuratețea datelor și creșterea eficienței prin eliminarea erorilor umane.

Prin monografierea completă a fiecărui mijloc fix este asigurată înregistrarea automată a amortizării în contabilitatea financiară concomitent cu reflectarea în contabilitatea de gestiune. Modulul Imobilizari este complet integrat cu EMSYS – Asset Management, EMSYS – Logistics (Cumpărări).

Procese relevante: intrări imobilizări direct sau pe baza de comenzi furnizori prin integrare cu fluxurile de cumpărări, recepții obiective de investiții, divizări, comasări, modernizări, ieșiri parțiale/totale, transferuri individuale/în bloc, calcul amortizare contabilă si fiscală pe business unit, obiecte de cost, surse de finanțare și articole bugetare, corecții amortizări, rezerve din reevaluare la nivel de număr de inventar, trecere rezerve reevaluare către surplus din reevaluare lunar/la amortizare integrală, trecere la venituri a cotei-părți a subvențiilor pentru investiții, reevaluare ținând cont de reevaluările anterioare.

Cash Management

Realizează managementul disponibilului și al operațiunilor în conturi la case și bănci, integritatea numerarului în timp real, conectându-se în procesul de control bugetar ca etape de finanțare și finalizare a fluxurilor financiare prin plăți.

Instrumentele asociate fluxurilor de numerar sunt configurabile de utilizator, pot fi declarate un număr nelimitat de case, bănci și conturi asociate acestora, dezvoltate atât din punct de vedere fizic (casierii, extrase de cont), dar și pe diferite coordonate care să asigure un management financiar performant și un control riguros al utilizării numerarului: obiective, activități, surse de finanțare, proiecte, arii de interes, destinații, etc.

Modelarea diferitelor prototipuri de ecrane asociate încasărilor și plaților reduce efortul utilizatorilor, operarea se desfășoară în mod natural, sistemul solicitând numai informațiile specifice fiecărei operațiuni. O încasare a facturilor client sau plată a facturilor furnizor stinge automat obligațiile acestora, prin selecția facturilor în sold.

Integrarea cu functionalitățile sistemului: comenzi cumpărări, vânzări, clienți, furnizori, debitori, creditori, alte operații de plăți și încasări previzionate (leasing, asigurări, împrumuturi la bănci, salarii, plata taxe și impozite etc.), permite modelarea unui tablou privind previziunea fluxurilor de numerar pe ani, semestre, trimestre, săptămâni până la zi, ca suport de decizie pentru asigurarea unei stabilități financiare pe termen lung.

Gestiunea completă a ordinelor de plată este realizata într-un flux de aprobări, generând propunerile de plată de la obligațiile scadente, înregistrând-le ca ordonanțări de plată, ulterior fiind transmise în format electronic standard acceptat de bănci.

Planificare Bugetare și Control

Realizează controlul procesului de bugetare și oferă o perspectivă strategică pentru planificarea distributivă a afacerii. Totalitatea bugetelor operaționale, de investiții, pentru mentenanța activelor, pentru protecția mediului, etc. sunt reunite în sistemul bugetelor organizației și sunt coordonate individual și centralizat.

Prin integrarea perfectă cu toate datele domeniilor de business și financiare, EMSYS Planificare, Bugetare și Control crează cadrul pentru colaborarea între toate liniile de business, influențează și facilitează performanța financiară a organizației, cât și deciziile tehnico-operative în timp real.

Procesele de planificare și bugetare pornesc de la stabilirea obiectivelor propuse a fi realizate. Bugetul poate fi construit de sus în jos, de jos în sus, sau orice combinație a celor doua metode, fondurile alocate pentru obiective sunt repartizate pe structuri organizatorice.

Sursele de finanțare și articolele bugetare sunt modelate de utilizatori și formează structura bugetului. Pentru alte perspective de prezentare a datelor, pot fi definite structuri alternative de raportare.

Cifrele de buget pot fi declarate pe an, trimestru sau perioadă, ulterior fiind splitate sau comasate.

Formatul tabelar de declarare a datelor în bugete și procedurile de import al valorilor bugetate fac ca activitatea de planificare și bugetare să fie ușor de manipulat de utilizatori.

Etapele execuției bugetare sunt stabilite relativ la cultura organizațională, unele dintre acestea pot fi omise. Angajarea cheltuielilor este etapa prin care se autorizează inițierea utilizării fondurilor prevăzute în bugete pentru achiziții individuale de bunuri, servicii și lucrări, sau cheltuieli globale ale organizației (utilităti, salarii, deplasări, protocol, chirii, etc.).

Indicatorii pentru analiza bugetelor sunt configurați de utilizatori pe etapele de execuție bugetară, pot fi prezentați sub forma valorilor de buget, sume angajate, contracte, cheltuieli, plăți, venituri, etc.

EMSYS – Logistics

Conceput pentru gestiunea eficientă a tuturor variabilelor specifice activităților de logistică, disponibilitatea rapidă a informației necesare pentru decizii rapide și bine documentate, optimizarea costurilor în vederea menținerii competitivității. EMSYS Logistics permite controlul în timp real al proceselor de achiziție, producție, vânzare precum și managementul stocurilor de produse finite, mărfuri, ambalaje, materii prime, materiale, obiecte de inventar, echipamente de protecție și de lucru pentru comerț, producție și custodii.

Soluția permite modelarea dimensiunilor de analiză care să definească procesele de business pe orice dimensiune specifică organizației: business unit, centre de profit, linii de business, structuri organizatorice, segmente de profitabilitate, obiecte de cost etc.

Corelarea dimensiunilor de analiză cu structurile reale ale organizației și alocarea lor automată în tranzacții, făcând posibil ca informația tehnico-operativă să fie interpretată și ca proces de business. Integrarea sistemului complex de management al fluxurilor logistice cu managementul economico-financiar al organizației, permițând configurarea monografiei contabile pentru tranzacțiile specifice și generarea automata a tranzacțiilor contabile corespunzătoare.

Organizarea înregistrării documentelor ca proces continuu (se poate lucra concomitent pe mai multe perioade deschise, operarea unei tranzacții nu depinde de închiderea perioadei anterioare).

Module EMSYS-Logistics:
– Vânzări și Distribuție
– Producție
– Achiziții
– ALOP
– Retail
– Gestiune Stocuri

EMSYS – HR

Conceput pentru maximizarea rentabilității investiției în resursa umană. Eficiența și performanța unei companii sunt influențate de calitatea resursei umane de care dispune. EMSYS HR pleacă de la premisa că resursa umană reprezintă cea mai eficientă componentă în lupta pentru îmbunătățirea performanței unei companii.

Este absolut normal să privim costurile cu resursa umană ca pe o investiție. Și la fel ca orice investiție, și aceasta trebuie sa duca la un profit cât mai mare. Un sistem de gestiune a resursei umane oferă prin excelență o reducere a costurilor, economisind timp și automatizând procesele din cadrul departamentului de resurse umane. Dar, privit ca o investiție, un astfel de sistem poate oferi mult mai mult.

Prin portalurile self-service, instruire, dezvoltare, evaluare și compensare, EMSYS HR furnizează calea ideală de a menține resursa umană implicată și mulțumită. De asemenea, furnizează instrumentele necesare nivelurilor superioare de management pentru a urmări, analiza și decide în vederea îmbunătățirii performanțelor.

Administrare Personal

Ofera instrumente pentru definirea structurilor organizationale, administrarea datelor din dosarul de personal referitoare la identificare, loc de munca, domiciliu, carte de munca, contracte de munca, vechimi, pregatire profesionala, stare civila, familie, educatie, situatie militara, perioade nelucrate.

Modelul salarial aplicat angajatului este descris de o serie de caracteristici necesare si suficiente pentru incadrarea si identificarea persoanei.

Istoricul angajatului este dat de toate evenimentele survenite de la angajare pana la incetarea contractului.

Gestiune Timp

Ofera posibilitati multiple de colectare a pontajelor: self-control, foaie de prezenta colectiva, prin intermediul sistemelor de control acces. Sistemul asigura securitatea accesului la datele de pontaj intre pontatori prin definirea de reguli de acces si manipulare a datelor.

Salarizare

Oferă controlul complet asupra regulilor de procesare și calcul folosite în salarizare.
Utilizatorii autorizati au posibilitatea de a modela formule și algoritmi de calcul.
Oferă acces la informațiile de salarizare, pentru urmărirea și monitorizarea costurilor cu forța de muncă. Se pot estima si urmări cheltuieli și plăți aferente salariilor pana la nivel de angajat.

Recrutare si Selectie

Reprezinta o colectie de functionalitati de gestionare si culegere a datelor referitoare la recrutarea candidatiilor, modalitati de recrutare personal, cereri de solicitare a unui post, informatii despre candidati, agentii de recrutare, responsabili cu recrutarea si selectia pesonalului (externi sau interni).

Scolarizare si Instruire

Implementeaza functionalitati de gestionare si culegere studii, specializari, cicluri de pregatire profesionala si individuala, modalitati de instruire, obiective, functii si etape ale instruirii. Sunt stocate date referitoare la furnizori de cursuri, instructori de curs, comisii de examinare, existand posibilitatea de planificare a sesiunilor de instruire. Costurile generate de activitatea de instruire pot fi urmarite pana la nivel de angajat.

Evaluarea Performantelor

Realizeaza managementul competentelor si aptitudinilor, al sesiunilor de evaluare a personalului, intocmirea fiselor de post, rapoartelor pentru promovarea personalului, urmarirea carierei.

Impozite si Taxe

Generare automata a declaratiilor lunare si declaratiilor rectificative in format electronic privind obligatia de plata a contributiilor statutare ale societatii si angajatilor inclusiv generarea registrului general de evidenta a angajatilor.

Integrare Alte Sisteme

Generare automata a notei contabila de salarii si a ordinelor de plata aferente platilor salariale catre stat, banci sau terti si trecerea in contabilitatea financiara si a costurilor a elementelor rezultate din calculul de salarii si a taxelor asociate acestor elemente.

Dispune de o serie de instrumente de modelare a formatelor de export pentru banci. Modelul flexibil al datelor permite o integrare rapida cu alte sisteme informatice.

EMSYS – Core Insurance

EMSYS – Enterprise Management SYStem® – Core Insurance este un sistem informatic integrat pentru gestiunea comprehensivă a proceselor și fluxurilor operaționale din industria asigurărilor. EMSYS Core Insurance este o soluție modernă, complet configurabilă care poate modela cu succes procesele și fenomenele într-o companie de asigurări pornind de la ofertarea produselor până la raportări tehnice și financiare.

EMSYS Insurance modelează produsele de asigurare, structurile operaționale și organizaționale, procesele dintr-o organizație de asigurări, reducând considerabil efortul uman. Sistemul permite definirea dimensiunilor de analiză până la nivel de risc acoperit, obiecte asigurate, produse de asigurare, clase de produse în corespondență cu structurile organizaționale: regiuni, sucursale, agenții, puncte de lucru și canale de distribuție.

EMSYS Insurance gestionează asigurări de viață, asigurări non-viață, asigurări de sănătate etc.

Componente EMSYS-Core Insurance:

– Modelarea și Configurarea Organizației
– Modelarea și Configurarea Produselor de Asigurare
– Modelarea și Configurarea Proceselor și a Fluxurilor Operaționale
– Managementul Contractelor de Asigurare
– Managementul Clienților
– Managementul Canalelor de Distribuție și al Structurilor de Vânzări
– Politici de Comisionare, calcul automat Comisioane Datorate, Costuri de Achiziție
– Instrumentare Dosare de Daună
– Recuperare Debite din Daune
– Managementul Contractelor de Reasigurare, calcul automat Reasigurare
– Managementul Încasărilor și al Plăților
– Raportări
– Acțiuni automate
– Acțiuni corective
– Monitorizare și Administrare
– Sales Force Automation

EMSYS Utilities

EMSYS Utilities este o soluție destinată managementului companiilor furnizoare de utilități (apă, energie termică, energie electrică, servicii publice, gaze, telefonie, cablu, internet, etc) care permite gestiunea tuturor proceselor interne de business în avantajul creșterii calității serviciilor și a îmbunătățirii relațiilor cu clienții, într-un mediu economic deosebit de dinamic.

Este un sistem flexibil și configurabil care permite organizațiilor să se extindă foarte ușor, oferind instrumente pentru determinarea profitabilității pe centre operaționale și a structurii costului unitar al serviciilor. Dispune de instrumente de modelare și configurare prin care se pot implementa cele mai bune practici din domeniu.

EMSYS Utilities realizează gestiunea proceselor interne de business, începând de la client, emiterea automată a contractului și până la recuperarea eventualelor debite, reflectarea în tranzacții contabile și implicit în rapoarte manageriale. Integrat cu managementul financiar al organizației, realizează reflectarea fenemenelor pe dimensiuni de analiză pentru management: centre profit, linii de business, obiecte de cost, grupe clienți, regiuni, localități, etc.

Oferă posibilități de integrare cu alte sisteme asigurând astfel companiilor posibilitatea adoptării unor metode de lucru cu productivitate și eficiență crescută: echipamente citire la distanță, încasări online, încasări prin bănci și alți procesatori, etc.

Relația cu clienții este susținută prin noi oportunități de comunicare și interacțiune cu compania (call center, portal online, transmitere alerte/notificări prin email/sms, transmitere facturi prin email, etc).

EMSYS Utilities automatizează activitățile curente ale companiei și permite controlul proceselor:

  • Definiții, Instrumente Modelare și Configurare
  • Management Clienți, Contracte, Puncte de consum
  • Management Servicii, Pachete servicii, Tarife
  • Gestiune Echipamente de masură
  • Management Consumuri
  • Management Facturare
  • Management Încasări
  • Management Penalități întarziere la plată
  • Management Recuperare debite și respectare Disciplină contractuală
  • Management Relații cu clienții (Call center și Portal online)
  • Raportări tehnico-operative și contabile
  • Business Intelligence

EMSYS – Core University

Susține universitățile în procesele academice integrându-se cu cele administrative, financiar-contabile, sociale și de resurse umane. Structurile de analiză și bugetare sunt corelate cu structurile academice (facultăţi, departamente, cicluri de studii, forme de învăţământ, programe de studii) în scopul unui management academic şi financiar performant.

EMSYS – Core University modelează procesele specifice universităților în scopul îmbunătățirii serviciilor pentru studenți corelat cu scăderea costurilor organizaționale: Managementul școlarității(ciclul licență, masterat, doctorat, rezidențiat), Absolvenți(Alumni), Taxe (studiu, cazare, speciale), Burse (studiu, sociale, merit, pentru performanţe deosebite), Managementul căminelor, Raportare academică. Procesele academice, suport sunt disponibile studenților printr-un portal oferind informații școlare și financiare.

Școlaritate

Mananagentul școlarității conferă dinamica proceselor din cadrul universității, se află într-o continuă evoluție pentru a răspunde necesităților personalului administrativ și corpului profesoral.

Organizarea academică în structuri universitare se modelează de utilizator, fără a fi necesară intervenția furnizorului. În sistem se pot întocmi și gestiona planuri de învățământ pentru a obține curriculum detaliat pe discipline, seminarii, lucrări practice cu numar de credite specifice.
Sistemul de management al școlarității este parte integrantă a sistemului EMSYS care funcționeaza cu o bază de date unică.
Informațiile despre cadrele didactice utilizate în sistem sunt aceleași folosite în modulul de Resurse Umane și folosesc la întocmirea ștatelor de funcții și estimări privind finanțarea și întocmirea bugetelor.
Cadrele didactice se folosesc în definirea structurii planurilor de învățământ și a contractelor de studii ca și titulari de curs cât și ca examinatori pentru evaluări.

Deoarece fiecare universitate are specificul său, formulele de calcul pentru mediile de departajare a studenților nu se aseamană. Medii cu formule dinamic configurabile sunt raspunsul pentru această problemă în EMSYS University. Clasamentul studenților pentru cazare, obținerea de burse sau alte scopuri se poate realiza conform mediilor configurate de utilizator.

Sistem ECTS – rezultatele școlare din sistem sunt in corelație cu sistemul european de evaluare, programele de mobilitate sunt ușor de modelat în activitatea academică a studentului.

Birocrația în procesul de evaluare este mult diminuată prin cataloage electronice pentru tipuri complexe de examinări,reexaminări.

Prin EMSYS University se pot tipări acte de studii conform cerințelor Ministerului Educației evitând astfel posibile erori de completare și obținând o standardizare a aspectului documentelor emise: Situație școlară student – tipizat, Diplome de studiu tipizate

Taxe

Cu o importanţă deosebită trebuie tratat numărul de studenţi cu taxă, deoarece ei sunt principala sursă pentru veniturile proprii ale universităţii, de aceea evidența contabilă analitică a taxelor de școlarizare, ocazionale, de cazare, in funcție de credite restante pentru studenții înmatriculați, indiferent de forma de școlarizare (cursuri de zi, ID, postuniversitare) este o acțiune care implică efort susținut din partea personalului administrativ. EMSYS University permite gestiunea taxelor prin multiple unelte : cuantum taxe în monede diverse, tranşe de plată (valoare tranşă, data programată la plată, data scadentă la plată, reguli pentru întârziere la plată, condiţii exmatriculări pentru neplata taxei), generare debite în funcţie de statutul studentului.
EMSYS University este parte a sistemul integrat EMSYS ERP, de aceea plațile prin casierie, banca se revăd imediat în situația plăților pe student. Se pot obține astfel fără alte prelucrări liste cu studenți restanțieri la plată, studenți în situația de a fi exmatriculați pentru neplată etc.

Deoarece mijloacele de plată sunt în continuă evoluție, plățile taxelor de studiu la bănci devin din ce în ce mai frecvențe. EMSYS University pune la dispoziție importuri automate de încasări de la bănci.

Informațiile despre taxe și plăți la fel cu informațiile despre rezultatele examinărilor sunt importante pentru student. Portalul EMSYS University conferă acces studenților la informații despre plăți și taxe în timp real.

Cămine

În procesul de cazare componenta importantă o reprezintă baza materială de care dispune universitatea. Stabilirea bazei materiale, a numărului de locuri repartizate fiecărei facultăți sau departament din universitate, până la nivelul anilor de studiu este posibilă în concordanță cu structura campusului.

Informațiile despre cămine, administratorii de cămin, camere, locurile de cazare și destinația acestora se pot gestiona în EMSYS University pentru a obține o eficientizare a procesului de cazare.

După definirea bazei materiale studenții pot fi inregistrați ca și cazați în cămine. În ajutorul acestui proces, sistemul pune la dispoziție rapoarte, clasamente și situații în baza cărora utilizatorul să decidă care sunt studenții eligibili pentru cazare. Rapoartele (Oglinda cămin, Situația regiei de cămin, Locuri libere cămin) oferă situația cazării și încasărilor în timp real

EMSYS University gestionează debitele studenților și pentru taxe de cazare. Sunt disponibile proceduri pentru calculul penalităților de întârziere la plata taxei în funcție de numărul de zile de întârziere de la data de grație și cuantumul valoric sau procentual al penalizării pentru fiecare zi întârziere. Aplicația implementează un sistem de avertizare pentru studenții care au depășit termenul de grație.

Deoarece mijloacele de plată sunt în continuă evoluție, plățile taxelor de cămin la bănci devin din ce în ce mai frecvente. EMSYS University pune la dispoziție importuri automate de încasări de la bănci.

Informațiile despre taxele de cazare sunt importante pentru student, astfel portalul EMSYS University conferă acces studenților la informații despre plăți și taxe în timp real.

Burse

EMSYS University gestionează toate tipurile de burse existente în mediul universitar: bursa de performanța, bursa de merit, bursa de studiu, bursa de ajutor social, bursa specială. Urmărirea distribuirii fondurilor bursiere în fiecare an universitar se realizează printr-o multitudine de rapoarte ce reprezintă baza pentru realizarea de previziuni bugetare pentru anii universitari următori.
Definirea burselor ține cont de cuantumul, valuta bursei, tipul, valuta plății și alte caracteristici. Cuantumul lor este definit pentru fiecare an universitar în parte.

Bursierii se declară din multitudinea de studenți care care au dreptul sa primeasca un anumit tip de bursă. Prin utilizarea calculului de burse se generează propunerea de plată burse pentru o sesiune de acordare și pentru studenții declarați bursieri.
Pentru universitățile care oferă bursele pe carduri, este posibilă generarea fișierelor cu bursierii către bănci și obținerea de situații cu plățile către fiecare bancă.

Deoarece portalul este integrat cu sistemul de management al școlarității, folosind o bază de date comună, informațiile referitoare la burse disponibile în portal nu necesită o actualizare ulterioară acestea prezentând în timp real datele existente în sistem.

EMSYS – Asset Management

A fost proiectat pentru a asista organizațiile în scopul îmbunătățirii performanței și menținerii stării funcționale a activelor pe o perioadă cât mai îndelungată și integrarea gestiunii activelor cu obiectivele de business ale organizației în conformitate cu standardele PAS 55 și ISO 55000. Conceptele de managementul activelor și de bune practici în domeniu, implementate în produsul nostru oferă organizațiilor posibilitatea îndeplinirii obiectivelor specifice:

-cunoașterea cu exactitate a activelor proprii existente în organizație
-gestionarea activelor cedate sau preluate de la terți
-planificarea lucrărilor de mentenanță în concordanță cu resursele financiare
-creșterea rolului activității de prevenire a întreruperilor în funcționare
-îmbunătățirea capacității de reacție la producerea de incidente sau avarii
-reabilitarea sau înlocuirea activelor degradate la momentul oportun
-minimizarea costurilor pe întreg ciclul de viață al activelor
-alocarea eficientă a resurselor de exploatare și întreținere
-asigurarea necesarului de piese de schimb și materiale pentru mentenanță
-coordonarea lucrărilor de mentenanță cu programul de fabricație
-promovarea politicilor de mediu, sănătate și siguranță

Analizele de business și indicatorii de performanță implementați în EMSYS oferă o imagine realistă a activității din domeniu la toate nivelele organizației. Prin modelările și configurările implementate se pot gestiona active de natura echipamentelor mecanice și electrice, instalații, clădiri, terenuri, active liniare: drumuri, rețele electrice, conducte, etc. Acest lucru face din EMSYS o soluție pentru organizații din domenii diferite: producția industrială, producția de energie, extracție, utilități, sector public, etc.

Gestiunea Activelor

EMSYS abordează activele din mai multe perspective: forma de proprietate, localizarea geografică, funcționalitatea sistemelor, responsabilități patrimoniale și manageriale, proprietăți și caracteristici comune. Toate aceste elemente de arhitectură cât și informațiile despre fiecare activ formează conceptul de gestiune a activelor. Gestiunea Activelor descrie organizarea datelor referitoare la active, cum se colectează și se gestionează, cât de completă este informația, cum pot fi accesate, localizarea, costurile istorice, starea (condiția) activelor, criticitatea, istoricul lucrărilor de mentenanță etc.

Managementul Mentenanței

EMSYS implementează cele două tipuri principale de mentenanță a activelor, preventivă șicorectivă conform standardului european EN 13306:2010.

Modulul Mentenanță Preventivă pune la dispoziția managerilor de active instrumente de prevenție pentru asigurarea unei disponibilități cât mai mari a activelor și pe un termen cât mai lung. Planificarea lucrarilor de mentenanță este propusă de sistem sau de responsabili, intră într-un proces de aprobare, lucrările putând fi lansate, amânate sau replanificate în concordanță cu bugetul organizației, obiectivele de producție sau alte constrângeri.

Elaborarea graficelor de inspecție și gestionarea masurătorilor efectuate în cadrul lor oferă informații pentru planificarea altor lucrări necesare funcționării optime și prevenirii întreruperilor.

Fluxurile implementate în modulul Mentenanță Corectivă au rolul de a crește capacitatea de reacție la producerea incidentelor sau avariilor în scopul restaurării stării normale a activelor. Sistemul permite înregistrarea directă a notificărilor de mentenanță corectivă sau preluarea din diverse surse: inspecții, call-center, echipamente de monitorizare. Statisticile realizate pe baza înregistrării defectelor, cauzelor și consecințelor dau posibilitatea prevenirii producerii căderilor în viitor și o repartizare judicioasă a fondurilor necesare activității de mentenanță corectivă.

Managementul Lucrărilor de Mentenanță gestionează lansarea, execuția și închiderea lucrărilor de mentenanță provenite din planul aprobat sau din cererile de lucrări de mentenanță corectivă rezultate din notificări. O lucrare de mentenanță poate fi executată printr-un ordin de lucru sau printr-un proiect. Cheltuielile cu resursele necesare lucrărilor de mentenanță corectivă executate în regim de urgență pot fi înregistrate ulterior în sistem.

Ordinele de lucru pot fi executate individual sau grupate într-o comandă de lucru. Comenzile asociate lucrărilor de mentenanță sunt integrate în managementul general al comenzilor de lucru cu posibilitatea ca utilizatorii din domeniul mentenanței să le gestioneze separat. Execuția lucrărilor de mentenanță prin proiecte se realizează prin generarea unuia sau mai multor ordine de lucru pe fiecare task descris în planul proiectului. Ordinele de lucru astfel lansate urmează același proces de execuție prin comenzi de lucru.

Performanța și Costurile Activelor

Monitorizarea Activelor

Alertele emise de sistem oferă o imagine în timp real a situațiilor apărute în gestionarea activelor și a activității de mentenanță: cât de completă este informația, cum este raportată activitatea echipamentelor, scadențele specifice activelor (asigurări, autorizări cerute de lege, verificări metrologice, termene de garanție, gajări). Alte alerte se emit în legatură cu scadența termenelor de planificare, lansare și închidere a lucrărilor de mentenanță, scăderea stocurilor sub nivelul programat.

Raportare
Rapoartele standard referitoare la lucrările de mentenanță, analiza costurilor, analiza căderilor, ciclul de viață sunt disponibile sub formă de liste, grafice, tablouri de bord. Indicatorii de performanță implementați permit managerilor să urmarească performanța si valoarea adăugată de active la business-ul organizației.

EMSYS EPM 

Enterprise Project Management este produsul EMSYS pentru managementul top-down şi integrat al proiectelor unei organizaţii.

Abordarea EPM asigură:
– creșterea eficienței și fluidizarea proceselor implicate în planificarea globală a resurselor
– urmărirea în timp real a execuției proiectelor și a consumurilor
– acurateţea şi rapiditatea raportărilor către management
– alinierea proiectelor la planul strategic al organizației.

În condițiile economice actuale, abordarea tradițională de gestiune strict individual pe proiect sau cel mult pe categorii de proiecte este insuficientă. Pentru soluționarea problemelor de management și strategice ale organizațiilor care îşi conduc activitatea prin proiecte și portofolii de proiecte, este necesar un EPM integrat într-un sistem ERP performant.

EMSYS EPM este o aplicație unitară, ce pune în practică conceptele și principiile PMT (ProjectManagement Theory), standardele PMI (Project Management Institute), precum și practicile EPPM(Enterprise Project Portfolio Management).

Proiectele sunt privite ca parte a business-ului organizației, în cadrul aceleiași organizații pot fi declarate, executate, urmărite și finalizate proiecte de dimensiuni variate și din multiple domenii: operațional, investițional, social, cercetare și dezvoltare, campanii publicitare, perfecționare resurse umane, îmbunătățire procese, automatizare servicii, producție de tip ETO (Engineer-To-Order), dezvoltarea de noi produse.

Planificare
– Portofolii, Proiecte, WBS – număr variabil și nelimitat de task-uri și nivele
– Resurse pe task-uri: materiale, umane, utilaje, transport, servicii, subcontractări
– Articole de deviz, tehnologii standardizate
– Bugetare, finanțare
– Rețea de activități, milestone-uri, Drum critic (CPMPERT), Gantt.

Execuţie
– Conducere proiect prin responsabili autorizaţi
– Lansări parţiale/totale task-uri, Comenzi şi ordine de lucru
– Execuţie cu resurse interne şi/sau subcontractori
– Preluare cerinţe de cumpărare în SCM, aplicare MRP II
– Planificare cerinţe capacitate (CRP)
– Managementul schimbărilor, versionare, trasabilitate modificări.

Urmărire
– Lansare operaţii şi resurse conform buget; urmărire achiziţii, consumuri, depăşiri/abateri
– Planificare/replanificare operaţii, declarare pontaje şi progres lucrări
– Analiza utilizării şi performanţei resurselor umane
– P&L / portofoliu, proiect, contract, poziție contract
– Analize cantitativ-valorice buget vs. consumuri, abateri.

Beneficii:

  • Integrare uşoară în orice mediu operaţional, prin standardizare PMT, PMI, EPPM
  • Utilizarea eficientă a capacităților și resurselor
  • Optimizarea proceselor de achiziţii
  • Creşterea ratei reușitelor, profitabilităţii proiectelor și diminuarea riscurilor
  • Soluție completă, prin Integrarea în timp real cu procesele de business din EMSYS Logistică,FinanciarHR & PayrollManagementul Activelor și Managementul Investițiilor.

EMSYS – Investment Management

Programul de investiții este în strânsă corelație cu programul de modernizare și reînnoire a activelor în scopul continuității livrării produselor și serviciilor și cu obiectivul dezvoltării organizației și creșterii profitului. Finanțarea programului de investiții se realizează prin alocarea fondurilor disponibile identificate prin analize și instrumente de management financiar, de exemplu previziuni de cash-flow.
Planificarea investițiilor este un proces continuu și dinamic, prin etapizarea resurselor și realizărilor pentru primii cinci ani, ținând cont de valorile anterioare și previzionând global valorile ulterioare. Bugetarea colectează datele obiectivelor de investiții pe fonduri și structuri organizaționale și le integrează în sistemul bugetelor organizației:
– Investiționale
– De mentenanța
– Operaționale
O astfel de abordare permite controlul și estimarea progresului investiției, a costurilor și resurselor, diminuează riscurile, realizând un echilibru între efectul așteptat și resursele alocate pe întreg ciclul investiției, cu cât mai puține reveniri.

EMSYS – Business Intelligence

Este integrat cu EMSYS ERP având conectorii dimensiunilor și măsurilor în concordanță cu modelările bazei de date EMSYS.

Pe baza configurărilor din EMSYS ERP, EMSYS BI se modelează și remodelează automat păstrând momentul istoric. Pe lângă cuburile de date EMSYS BI se pot adăuga cuburi suplimentare de către utilizatori, folosind multiple surse de date (baze de date relaționale, fișiere .xls, .xlsx, .csv, .xml, etc). Pe mulțimea cuburilor definite se pot construi cuburi virtuale prezentând informațiile într-un mod unitar.

EMSYS BI oferă un set de rapoarte standard, specifice fiecărei industrii adresate referitor la procesele operaționale, financiare, suport și manageriale implementând cele mai bune practici. Pe baza rapoartelor furnizate utilizatorul are posibilitatea de a modifica și a salva raportul într-o nouă formă într-o zonă special dedicată. Rapoartele furnizate prezintă informații de stare, comparații buget vs. actual, indicatori de performanță și evoluția lor în timp, rapoarte în care pot fi selectate excepțiile urmărite.

Transferurile de date între bazele de date de producție și data warehouse se programează de către utilizator.