Produse

EMSYS – Financial

Abordează procesele operaționale, suport și de management din punct de vedere financiar atât pentru organizații comerciale cât și bugetare. Susține procesul de planificare a resurselor financiare, alocarea și rezervarea lor pe activități, proiecte, obiective.

Managementul resurselor financiare este realizat în contextul sistemului bugetelor. Construirea bugetelor pornește de la propunerile structurilor organizatorice în concordanță cu planul operațional, planul de mentenantă , planul de investitii si planul de achiziții. Alocarea fondurilor bugetate se realizează pe structuri de management cu indicarea destinației pe articole bugetare.

Contabilitate Financiară

Modelează în mod dinamic structurile de management, legale, locale și de consolidare în alte contabilități. Tratarea multivalută și interdependența între contabilitatea financiară, a costurilor, externă bilanț, IFRS și grup sau alternativă (raportare în contabilitatea altei țări) asigură unicitatea și consistența informațiilor.

Este baza definițiilor întregului sistem. Datele de bază, business unit, fond, obiecte de cost, structură de buget, plan de conturi, monede, taxe, documente, reprezintă sursa de informații pentru alte module (stocuri, imobilizări, salarii și resurse umane, etc), segmentează informațiile solicitate în domenii (furnizori, clienți, încasări, plăți, TVA, analitice dinamice).

Fără perturbarea activității, definițiile pot fi restructurate prin proceduri de dezvoltare sau restrângere, prin blocare, închidere perioadă activitate, asociere date, etc.

Raportarea financiară permite utilizatorilor ca prin selecția și combinarea parametrilor, un raport să ofere mai multe perspective, de exemplu o sinteză sau prezentarea detaliată a informațiilor. Alte rapoarte pot avea mai multe forme modelate de utilizator (bilanț, cont profit și pierdere).

Înregistrările contabile sunt generate automat din modulele sistemului (cumpărări, stocuri, salarii, imobilizări etc.) sau prin monografiere contabilă (modele de înregistrare a unor documente repetitive prin fenomene economice) sau prin proceduri automate (de închidere a conturilor la sfârșitul perioadei sau de reevaluare a soldurilor în alta monedă).

Orice operație, raport, proces, se realizează în concordanță cu rolul, profilul și drepturile utilizatorului.

Contabilitatea Furnizorilor și Clienților

Un partener de afaceri poate avea atât calitatea de furnizor cât și de client, sistemul permite analiza stării financiare sub forma de sold client sau sold furnizor cu detalierea acțiunilor pe fiecare sold în parte.

Acțiunile provin din procesele operaționale: recepții, cumpărări, vânzări, facturi utilități, emitere polițe de asigurare, etc și cash management. Contabilitatea clienților și furnizorilor este o rezultantă a proceselor operaționale. Rapoartele privind activitatea clienților și furnizorilor prin parametrii de selecție permit obținerea unei imagini analitice și sintetice.

Activitățile de debitare/creditare asociate cu încasările/plățile facturilor client/furnizor sunt corelate cu operarea conturilor de casă, extrasului de cont sau cu emiterea ordinelor de plată stingând în timp real obligațiile facturilor client/furnizor. Alte acțiuni de debitare creditare sunt disponibile ca prototipuri de documente prin efecte de plată/încasare, compensare facturi clienți/furnizori.

Setul complet de rapoarte asigură analiza activității pe ansamblu pe conturi și/sau furnizor/client cât și în detaliu până la nivel de factură prin balanțe pe conturi, balanțe analitice pe documente, fișe furnizor/client, fișe furnizor/client pe facturi în sold, documente cu sold.

Analiza vechimii soldurilor client și furnizor pe intervale de vechime modificabile la obținerea raportului și analiza ABC a soldurilor client și furnizor sunt prezentate agregat sau cu detaliu pe documentele din sold.

Contabilitatea Costurilor

Susține organizațiile în analiza profitabilității și eficienței produselor, serviciilor, activităților, departamentelor, cât și în determinarea structurii costurilor unitare ale produselor și serviciilor, în scopul unui management performant al costurilor.

Instrumentele accesibile utilizatorilor modelează diferit contabilitatea costurilor de la o organizație la alta în funcție de structura organizatorică, managementul propus, portofoliul de produse și servicii, alegând orice combinație a metodelor de calculație – Metoda Costului Complet/Total, Metoda ABC – Activity Based Costing, Metoda indicilor de echivalență, Metoda Globală, Metoda pe Faze, Metoda pe Comenzi.

Prin integrarea nativă cu celelalte componente ale sistemului, prin monografiere contabilă sau prin proceduri automate este asigurată înregistrarea costurilor generate automat din (cumpărări, stocuri, salarii, imobilizări etc). Astfel, contabilitatea interna de gestiune se realizează automat cu cel mai mic efort uman, fără a fi necesare concilieri cu cea financiară, datele colectându-se pe dimensiuni în contabilitatea costurilor (obiecte de cost, conturi de gestiune, articole de calculație, elemente de cheltuieli) în același timp cu înregistrarea în contabilitatea financiară.

Alocarea cheltuielilor este un proces complet automatizat, etapele de alocare sunt organizate într-un scenariu de decontare, pe baza unor inductori de cost. Scenariul de decontare poate fi lansat în execuție pentru tot procesul sau pe etape. Alocarea cheltuielilor poate fi reluată în contabilitatea costurilor, inclusiv pentru perioade anterioare.

Imobilizări

Susține organizațiile în monitorizarea proceselor și minimizarea costurilor cu evidența imobilizărilor corporale și necorporale, prin instrumente care să suplinească efortul în respectarea reglementarilor legale și fiscale pe întreg ciclul de viață al imobilizărilor, de la recepție, calcul amortizare, reevaluare, până la scoaterea din funcțiune.

Stabilirea unui mijloc eficient de gestionare a activelor imobilizate este o modalitate foarte bună de maximizare a fondurilor unei organizații. Integrat pentru organizațiile bugetare și nu numai, în procesul de finanțare, bugetare și execuție a cheltuielilor permițând calculul automat al amortizării la nivelul fiecărei surse de finanțare, fiecărui proiect conform metodelor de amortizare optime fiecărei imobilizări.

Procedurile de etichetare și inventariere cu echipamente mobile reprezintă o soluție de optimizare a costurilor organizaționale prin reducerea timpilor alocați inventarierii, pentru adaptarea deciziilor exacte asupra casării, asigurând acuratețea datelor și creșterea eficienței prin eliminarea erorilor umane.

Prin monografierea completă a fiecărui mijloc fix este asigurată înregistrarea automată a amortizării în contabilitatea financiară concomitent cu reflectarea în contabilitatea de gestiune. Modulul Imobilizari este complet integrat cu EMSYS – Asset Management, EMSYS – Logistics (Cumpărări).

Procese relevante: intrări imobilizări direct sau pe baza de comenzi furnizori prin integrare cu fluxurile de cumpărări, recepții obiective de investiții, divizări, comasări, modernizări, ieșiri parțiale/totale, transferuri individuale/în bloc, calcul amortizare contabilă si fiscală pe business unit, obiecte de cost, surse de finanțare și articole bugetare, corecții amortizări, rezerve din reevaluare la nivel de număr de inventar, trecere rezerve reevaluare către surplus din reevaluare lunar/la amortizare integrală, trecere la venituri a cotei-părți a subvențiilor pentru investiții, reevaluare ținând cont de reevaluările anterioare.

Cash Management

Realizează managementul disponibilului și al operațiunilor în conturi la case și bănci, integritatea numerarului în timp real, conectându-se în procesul de control bugetar ca etape de finanțare și finalizare a fluxurilor financiare prin plăți.

Instrumentele asociate fluxurilor de numerar sunt configurabile de utilizator, pot fi declarate un număr nelimitat de case, bănci și conturi asociate acestora, dezvoltate atât din punct de vedere fizic (casierii, extrase de cont), dar și pe diferite coordonate care să asigure un management financiar performant și un control riguros al utilizării numerarului: obiective, activități, surse de finanțare, proiecte, arii de interes, destinații, etc.

Modelarea diferitelor prototipuri de ecrane asociate încasărilor și plaților reduce efortul utilizatorilor, operarea se desfășoară în mod natural, sistemul solicitând numai informațiile specifice fiecărei operațiuni. O încasare a facturilor client sau plată a facturilor furnizor stinge automat obligațiile acestora, prin selecția facturilor în sold.

Integrarea cu functionalitățile sistemului: comenzi cumpărări, vânzări, clienți, furnizori, debitori, creditori, alte operații de plăți și încasări previzionate (leasing, asigurări, împrumuturi la bănci, salarii, plata taxe și impozite etc.), permite modelarea unui tablou privind previziunea fluxurilor de numerar pe ani, semestre, trimestre, săptămâni până la zi, ca suport de decizie pentru asigurarea unei stabilități financiare pe termen lung.

Gestiunea completă a ordinelor de plată este realizata într-un flux de aprobări, generând propunerile de plată de la obligațiile scadente, înregistrând-le ca ordonanțări de plată, ulterior fiind transmise în format electronic standard acceptat de bănci.

Planificare Bugetare și Control

Realizează controlul procesului de bugetare și oferă o perspectivă strategică pentru planificarea distributivă a afacerii. Totalitatea bugetelor operaționale, de investiții, pentru mentenanța activelor, pentru protecția mediului, etc. sunt reunite în sistemul bugetelor organizației și sunt coordonate individual și centralizat.

Prin integrarea perfectă cu toate datele domeniilor de business și financiare, EMSYS Planificare, Bugetare și Control crează cadrul pentru colaborarea între toate liniile de business, influențează și facilitează performanța financiară a organizației, cât și deciziile tehnico-operative în timp real.

Procesele de planificare și bugetare pornesc de la stabilirea obiectivelor propuse a fi realizate. Bugetul poate fi construit de sus în jos, de jos în sus, sau orice combinație a celor doua metode, fondurile alocate pentru obiective sunt repartizate pe structuri organizatorice.

Sursele de finanțare și articolele bugetare sunt modelate de utilizatori și formează structura bugetului. Pentru alte perspective de prezentare a datelor, pot fi definite structuri alternative de raportare.

Cifrele de buget pot fi declarate pe an, trimestru sau perioadă, ulterior fiind splitate sau comasate.

Formatul tabelar de declarare a datelor în bugete și procedurile de import al valorilor bugetate fac ca activitatea de planificare și bugetare să fie ușor de manipulat de utilizatori.

Etapele execuției bugetare sunt stabilite relativ la cultura organizațională, unele dintre acestea pot fi omise. Angajarea cheltuielilor este etapa prin care se autorizează inițierea utilizării fondurilor prevăzute în bugete pentru achiziții individuale de bunuri, servicii și lucrări, sau cheltuieli globale ale organizației (utilităti, salarii, deplasări, protocol, chirii, etc.).

Indicatorii pentru analiza bugetelor sunt configurați de utilizatori pe etapele de execuție bugetară, pot fi prezentați sub forma valorilor de buget, sume angajate, contracte, cheltuieli, plăți, venituri, etc.