Produsul SIMREM (Sistem Integrat pentru Managementul Resurselor Materiale), este un rezultat al procesului de cercetare realizat în cadrul unui parteneriat încheiat între Universitatea Politehnică din Bucureşti, Academia de Studii Economice din Bucureşti şi compania PRODINF Software.
În cadrul acestui proiect a fost dezvoltat un nou produs care va realiza o gestiune automată a etapelor care sunt parcurse în procesul de aprovizionare, cu specific universitar.
SIMREM, prin concepţie, asigură centralizarea, prelucrarea, transmiterea (vehicularea) şi înmagazinarea întregului volum de informaţii necesar în procesul de conducere a organizaţiilor pentru gestionarea resurselor materiale, de la iniţierea acţiunii de identificare a cercurilor de materiale, estimarea nivelului acestora, selecţia de furnizori, desfăşurarea licitaţiilor, achiziţionarea lor etc., de la primirea – recepţia resurselor, depozitarea, stocarea până la trecerea lor în consum, inclusiv urmărirea modului de folosire a acestora. Sistemul SIMREM este un sistem util de gestiune a procesului de aprovizionare deoarece prezintă informaţiile necesare în timp util (real) şi asigură actualizarea la zi a acestora.
Sistemul SIMREM permite desfăşurarea unui control sistematic al gestiunii resurselor materiale, de la achiziţionare, depozitare şi trecere în consum, în limitele stabilite de creditele bugetare alocate universităţii. În acest sens activitatea de achiziţionare este natural integrată cu fluxul ALOP (angajare, lichidare, ordonanţare, plăţi).
Necesitatea dezvoltării şi implementării unui sistem informatizat pentru gestionarea resurselor materiale a fost un rezultat direct al următorilor factori de influenţă:
- duratele foarte mari pentru realizarea achiziţiilor planificate;
- blocajul financiar pe care îl generează întârzierile şi imposibilitatea decontării pe baza facturii emise la termenele stabilite în contractele de cercetare (rapoarte de fază planificate);
- perimarea morală a unor produse datorată livrării întarziate;
- lipsa informării on-line generează insatisfacţia pentru beneficiarii produselor achiziţionate;
- experienţa dobândită poate fi generatoare de calitate şi eficienţă în activitatea echipei de administrare a resurselor.
Din punct de vedere funcţional, SIMREM reprezintă un sistem informatic de management pentru resursele materiale care poate să rezolve următoarele aspecte prezente în procesul de aprovizionare:
- gestiunea cererilor contractelor şi comenzilor de cumpărare;
- proiectarea planului de aprovizionare ca instrument pentru bugetarea resurselor materiale;
- desfăşurarea procesului de aprovizionare (recepţii şi facturi);
- managementul materialelor prin realizarea unei integrităţi patrimoniale prin gestiunea stocurilor;
- determinarea nivelului stocului de la care se pot lansa automat cerinţe materiale.
Gestiunea cererilor de cumpărare (referatelor de necesitate) reprezintă o etapă intermediară în realizarea ordinelor de cumpărare. Cererile de cumpărare realizează regruparea şi trierea necesarului de produse şi servicii şi sunt disponibile în momentul lansării ordinelor de cumpărare.
Cererile de cumpărare pot fi lansate de diversele servicii din cadrul Universităţii Politehnice din Bucureşti în urma stabilirii necesarului de materiale şi a inspectării stocurilor. Ele specifică codurile produselor şi cantităţile cerute. Concomitent se verifică existenţa în bugetul organizaţiei a sumelor necesare pentru achiziţionarea produselor din referatul de necesitate şi se emite propunerea de angajare a cheltuielii şi angajamentul bugetar, fază din fluxul ALOP. Cererile de cumpărare necesită şi aprobarea responsabilului cu aprovizionarea în momentul depăşirii unei valori stabilite. Sistemul SIMREM permite atât responsabilului cu aprovizionarea, cât şi solicitantului cumpărării cunoaşterea în orice moment a stadiului ordinului de cumpărare corespunzător cererii de cumpărare făcute.
Comanda de cumpărare este documentul prin care se solicită furnizorului unul sau mai multe produse sau servicii diferite. Odată comanda de cumpărare aprobată, se înregistrează în evidenţa bugetară şi angajamentul legal faţă de furnizor.
Sistemul SIMREM permite generarea de comenzi de cumpărare direct din cererile de cumpărare.
