EMSYS Utilities

EMSYS Utilities este o aplicatie destinata managementului companiilor furnizoare de utilitati: apa, energie termica, energie electrica, gunoi, gaze, telefonie, cablu tv, internet etc.

EMSYS Utilities permite gestiunea proceselor operationale pentru imbunatatirea calitatii serviciilor si a  relatiilor cu clientii. Sustine activitatile operatorilor regionali privind managementul clientilor, contractelor, serviciilor, tarifelor, consumurilor, facturare si incasari in conditiile unui volumul foarte mare de tranzactii.

EMSYS Utilities este o aplicatie configurabila la nivel de utilizator prin instrumente de modelare, prin functionalitati folosind dimensiuni de management si analiza: centre operationale, zone, subzone, localitati, grupe de clienti, servicii si grupe de servicii.

EMSYS Utilities permite, in cazul reorganizarilor sau extinderilor, integrarea noilor structuri fara costuri suplimentare.

FUNCTIONALITATI:

• Managementul Serviciilor si Tarifelor.  Pentru automatizarea proceselor, serviciile impreuna cu taxele aferente se gestioneaza  grupate in pachete de servicii. Pachetele de servicii si tarifele actioneaza in perioada de valabilitate. Sistemul pastreaza istoricul tarifului pentru fiecare serviciu si se poate obtine un grafic de evolutie. Se pot configura servicii independente sau servicii care se determina in functie de consumul altor servicii.
• Managementul Aparatelor de Masura. Se gestioneaza ciclul de viata al aparatelor utilizate pentru masurarea consumurilor: achizitionare, montari, demontari, sigilari, verificari, reparatii, monitorizare activitate, etc. Un contor poate avea unul sau mai multe cadrane.
• Managementul Consumurilor. Serviciile se masoara in sistem pausal sau abonament, in sistem estimat, pe baza consumurilor anterioare sau a unei cantitati prestabilite, sau ca rezultat al unui algoritm de calcul in functie de anumiti parametri, ex: index, suprafata construita si neconstruita, coeficienti, etc. Consumurile masurate prin citire se pot introduce in aplicatie prin interfete rapide sau prin functionalitati de preluare de la echipamente mobile de citire. Declararea indexilor se poate face de catre clienti printr-un portal sau cu ajutorul echipamentelor de tip smartphone.
• Management relatii cu clientii permite inregistrarea cererilor si reclamatiilor clientilor, indiferent de natura lor: facturare, masurare consumuri, defectiuni, etc. Sesizarile clientilor sunt preluate prin diferite canale de receptare: telefon, email, cerere, portal clienti etc.  Gestioneaza planificarea interventiilor si asigura o interfata usoara intre companie si clienti. Exista un portal prin care clientii au acces la informatiile personale: fisa de consum, fisa client, situatia financiara.

• Facturare. Se poate realiza individual sau la nivel de lot.Un lot poate realiza grupari dupa criterii diverse, dupa diviziunea muncii si nivele de responsabilitate. Consumurile serviciilor facturate nu pot fi modificate decat prin actiuni corective de anulare a facturii. Pentru listarea facturilor se pot folosi mai multe modele: cu anexe de servicii consumate, cu anexa pentru majorari de intarziere la plata, cu chitante pretiparite, cu diverse mesaje, cu stare financiara, etc. Clientii pot primi factura prin email. Exemplarul facturii pentru organizatie poate fi gestionat printr-un sistem de Document Management. Procesul de facturare, distributie, incasare se monitorizeaza pe responsabili existand posibilitatea transferului  de portofoliu de la un responsabil la altul. Pentru anumite situatii in care se doreste reluarea procesului de facturare pentru unul sau mai multi clienti EMSYS Utilities dispune de actiuni corective pentru a anula procesele care au stat la baza emiterii facturilor initiale intr-un proces controlat.Alaturi de serviciile furnizate prin contract sunt disponibile si procese de facturare - incasare pentru servicii diverse, in aceeasi factura sau in facturi separate.Pentru usurarea prelucrarilor ulterioare facturile pot contine cod de bare.
• Managementul Incasarior. Incasarile se realizeaza in timp real cu emiterea chitantelor automat din aplicatie sau prin incasatori de teren.Se realizeaza o urmarire a responsabilitatii incasatorilor prin depunerea chitantelor pe baza de borderouri. Se gestioneaza incasarile in avans sau restituirile precum si incasari prin orice alt procedeu: cont bancar, card, direct debit etc. O factura poate fi incasata prin mai multe actiuni derulate prin unul sau mai multe din procedeele de incasare enumerate.Incasarile pe tipuri de servicii pot fi operate intr-o ordine predefinita. Exista posibilitatea preluarii incasarilor efectuate de terti in format electronic.
• Majorari pentru intarziere la plata.Se realizeaza calculul automat al majorarilor pentru întârziere la plata la soldul facturilor neîncasate, total sau partial, care au ajuns la scadenta pe baza conditiilor comerciale din contract. Majorarile pot fi facturate impreuna cu serviciile livrate sau in factura separata. Suplimentar pot fi emitse anexe cu detalii aferente.
• Recuperare debite si respectarea disciplinei contractuale gestioneaza emiterea automata a documentelor necesare in activitatea de recuperare debite (concilieri, somatii, etc), esalonari la plata a debitelor restante, evidenta dosarelor in instanta, etc si pune la dispozitia managementului rapoarte de analiza. Se gestioneaza automat clientii incerti/in litigiu/in afara bilantului.
• Integrare cu EMSYS Financial. Se modeleaza monografiile pentru generarea automata a inregistrarilor contabile aferente tranzactiilor si cu reflectarea fenomenelor din Utilitati pe  dimensiuni de analiza pentru management: centre profit, linii de business, centre operationale, obiecte de cost, grupe de servicii etc.
• Raportare. Sunt disponibile un numar foarte mare de rapoarte pentru gestiunea proceselor, pe responsabili, roluri si segsmente de date