EMSYS - Financiar
Viziune
Abordează procesele operaționale, de sprijin și de gestionare din perspectivă financiară, atât pentru organizațiile comerciale, cât și pentru cele bugetare. Sprijină procesul de planificare a resurselor financiare, de alocare și de alocare a acestora pentru activități, proiecte și obiective.
Gestionarea resurselor financiare se realizează în cadrul sistemului bugetar. Bugetarea se bazează pe propunerile structurilor organizatorice în conformitate cu planul operațional, planul de întreținere, planul de investiții și planul de achiziții.
Alocarea fondurilor bugetate se face de către structurile de conducere cu indicarea destinației prin articole bugetare.
Contabilitate financiară
Modelați în mod dinamic structurile administrative, juridice, locale și de consolidare în alte seturi de conturi. Gestionarea multivalutară și interdependența dintre contabilitatea financiară, contabilitatea costurilor, bilanțul extern, standardele IFRS și contabilitatea de grup sau alternativă (raportarea în conturile altor țări) asigură unicitatea și coerența informațiilor.
Acesta reprezintă baza definițiilor întregului sistem. Datele de bază, unitatea de afaceri, fondul, obiectele de cost, structura bugetului, planul de conturi, monedele, impozitele, documentele, reprezintă sursa de informații pentru alte module (stocuri, active fixe, salarizare și resurse umane etc.), segmentează informațiile necesare în câmpuri (furnizori, clienți, încasări, plăți, TVA, analiză dinamică).
Fără a perturba activitatea, definițiile pot fi restructurate prin proceduri de dezvoltare sau de restricție, blocare, închidere a perioadei de activitate, fuziune de date etc.
Raportarea financiară permite utilizatorilor să selecteze și să combine parametrii într-un raport pentru a oferi mai multe perspective, de exemplu o prezentare sumară sau detaliată a informațiilor. Alte rapoarte pot lua mai multe forme modelate de utilizator (bilanț, cont de profit și pierdere).
Înregistrările contabile sunt generate automat din modulele sistemului (achiziții, stocuri, salarii, imobilizări etc.) sau prin monografii contabile (modele de înregistrare a documentelor repetitive în funcție de fenomenele economice) sau prin proceduri automate (pentru închiderea conturilor la sfârșitul perioadei sau pentru reevaluarea soldurilor în altă monedă).
Orice operațiune, raport sau proces se desfășoară în conformitate cu rolul, profilul și drepturile utilizatorului.
Contabilitatea furnizorilor și a clienților
Un partener de afaceri poate fi atât un furnizor, cât și un client, iar sistemul permite analiza situației financiare sub forma unui sold al clientului sau al furnizorului, cu o defalcare a acțiunilor pe fiecare sold.
Acțiunile provin din procesele operaționale: încasări, achiziții, vânzări, facturi de utilități, emiterea de polițe de asigurare etc. și gestionarea numerarului. Conturile de încasat și conturile de plătit sunt rezultatul proceselor operaționale. Rapoartele privind activitatea clienților și furnizorilor prin intermediul parametrilor de selecție oferă o imagine analitică și sintetică.
Activitățile de debitare/creditare asociate cu încasările/plățile facturilor clienților/furnizorilor sunt legate de operarea conturilor de numerar, a extraselor de cont sau de emiterea ordinelor de plată care decontează în timp real obligațiile aferente facturilor clienților/furnizorilor. Alte acțiuni de debitare/creditare sunt disponibile sub formă de prototipuri de documente prin intermediul facturilor de plată/încasare, compensarea facturilor clienților/furnizorilor.
Setul complet de rapoarte oferă o analiză a activității în ansamblu pe conturi și/sau furnizor/client, precum și în detaliu până la nivel de factură prin balanțe de cont, balanțe analitice pe documente, fișe furnizor/client, fișe furnizor/client pe facturi în sold, documente cu sold.
Analiza vechimii soldurilor clienților și furnizorilor în funcție de intervalele de vechime modificabile în momentul obținerii raportului și analiza ABC a soldurilor clienților și furnizorilor sunt prezentate în mod agregat sau în detaliu în documentele de bilanț.
Contabilitatea costurilor
Sprijină organizațiile în analiza profitabilității și eficienței produselor, serviciilor, activităților, departamentelor și în determinarea structurii costului unitar al produselor și serviciilor, în scopul unui management eficient al costurilor.
Instrumentele puse la dispoziția utilizatorilor modelează contabilitatea costurilor în mod diferit de la o organizație la alta, în funcție de structura organizațională, de managementul propus, de portofoliul de produse și servicii, alegând orice combinație de metode de calcul – metoda costului complet/total, metoda ABC (contabilitatea costurilor pe activități), metoda indicilor de echivalență, metoda globală, metoda etapizată, metoda pe comenzi.
Prin integrarea nativă cu celelalte componente ale sistemului, prin monografii contabile sau proceduri automatizate, se asigură înregistrarea costurilor generate automat din (achiziții, stocuri, salarii, active fixe etc.). Astfel, contabilitatea de gestiune internă se realizează automat, cu un minim de efort uman, fără a fi necesară reconcilierea cu contabilitatea financiară, deoarece datele sunt colectate prin dimensiunea în contabilitatea costurilor (obiecte de cost, conturi de gestiune, elemente de calcul, elemente de cheltuieli) în același timp cu înregistrarea lor în contabilitatea financiară.
Alocarea cheltuielilor este un proces complet automatizat, etapele de alocare fiind organizate într-un scenariu de decontare bazat pe factori de cost. Scenariul de decontare poate fi executat pentru întregul proces sau pe etape. Alocarea costurilor poate fi repetată în contabilitatea costurilor, inclusiv pentru perioadele anterioare.
Bugetare, planificare și control
Acesta coordonează procesul de bugetare și oferă o perspectivă strategică pentru planificarea operațională a activității. Toate bugetele operaționale, de investiții, de întreținere a activelor, de mediu etc. sunt integrate în sistemul de bugetare al organizației și sunt coordonate atât la nivel individual, cât și central.
Prin integrarea perfectă cu toate domeniile de date operaționale și financiare, EMSYS Planning, Budgeting and Control creează cadrul necesar pentru colaborarea între toate diviziile companiei, influențând și facilitând performanța financiară a organizației, precum și luarea deciziilor tehnice și operaționale în timp real.
Procesele de planificare și bugetare încep cu stabilirea obiectivelor care trebuie atinse. Bugetul poate fi construit de sus în jos, de jos în sus sau orice combinație a celor două metode, fondurile alocate obiectivelor fiind repartizate structurilor organizaționale.
Sursele de finanțare și posturile bugetare sunt modelate de utilizatori și formează structura bugetului. Pentru alte perspective de raportare, pot fi definite structuri alternative de raportare.
Cifrele bugetare pot fi declarate pe an, trimestru sau perioadă și apoi defalcate sau fuzionate.
Formatul tabelar pentru declararea datelor în bugete și procedurile de import al valorilor bugetate facilitează munca de planificare și bugetare pentru utilizatori.
Etapele de execuție a bugetului sunt stabilite în funcție de cultura organizațională, unele dintre ele putând fi omise. Angajarea cheltuielilor este etapa care autorizează inițierea utilizării fondurilor bugetare pentru achiziții individuale de bunuri, servicii și lucrări sau pentru cheltuieli globale ale organizației (utilități, salarii, deplasări, protocol, chirii etc.).
Indicatorii pentru analiza bugetelor sunt configurați de către utilizatori în funcție de etapele de execuție a bugetului, putând fi prezentați ca valori bugetare, sume angajate, contracte, cheltuieli, plăți, venituri, etc.
Mijloace Fixe
Sprijină organizațiile în monitorizarea proceselor și minimizarea costurilor cu contabilitatea activelor corporale și necorporale, cu instrumente care completează efortul de respectare a reglementărilor legale și fiscale pe tot parcursul ciclului de viață al activelor, de la recepție, calculul amortizării, reevaluare și scoatere din funcțiune.
Stabilirea unui sistem eficient de gestionare a imobilizărilor reprezintă o modalitate excelentă de a valorifica la maximum resursele financiare ale unei organizații. Sistemul este integrat în procesul de finanțare, bugetare și execuție a cheltuielilor, atât pentru organizațiile cu buget, cât și pentru cele fără buget, permițând calcularea automată a amortizării la nivelul fiecărei surse de finanțare și al fiecărui proiect, în conformitate cu metodele optime de amortizare pentru fiecare imobilizare.
Procedurile mobile de etichetare și inventariere reprezintă o soluție de optimizare a costurilor organizaționale prin reducerea timpului de inventariere pentru a permite luarea unor decizii precise privind casarea, asigurarea acurateței datelor și creșterea eficienței prin eliminarea erorilor umane.
Fișa completă a fiecărui activ fix asigură înregistrarea automată a amortizării în contabilitatea financiară, în același timp cu reflectarea acesteia în contabilitatea de gestiune. Modulul „Active fixe” este complet integrat cu EMSYS – Gestionarea activelor și EMSYS – Logistică (Achiziții).
Procese relevante: intrări de active direct sau pe baza comenzilor furnizorilor prin integrarea cu fluxurile de achiziții, încasări de obiective de investiții, divizări, fuziuni, modernizări, cedări parțiale/integrale, transferuri individuale/block, calculul amortizării contabile și fiscale pe unități de activitate, obiecte de cost, surse de finanțare și posturi bugetare, corecții de amortizare, rezerve din reevaluare la nivel de număr de inventar, transferul rezervelor din reevaluare către surplusul din reevaluare/amortizarea integrală lunară, transferul la venituri a cotei-parte din subvențiile pentru investiții, reevaluarea ținând cont de reevaluările anterioare.
Gestionarea numerarului
Efectuează gestionarea numerarului și operațiuni în numerar și în conturile bancare, integritatea numerarului în timp real, conectarea la procesul de control bugetar ca etape de finanțare și finalizarea fluxurilor financiare prin plăți.
Instrumentele asociate fluxurilor de numerar sunt configurabile de către utilizator, putând fi declarate un număr nelimitat de casierii, bănci și conturi asociate acestora, dezvoltate atât fizic (casierii, extrase de cont), cât și pe diferite coordonate pentru a asigura un management financiar eficient și un control riguros al utilizării numerarului: obiective, activități, surse de finanțare, proiecte, domenii de interes, destinații, etc.
Modelarea diferitelor prototipuri de ecrane asociate încasărilor și plăților reduce efortul utilizatorului, operațiunea se desfășoară într-un mod natural, sistemul solicitând doar informațiile specifice fiecărei operațiuni. O încasare a facturilor clienților sau o plată a facturilor furnizorilor stinge automat obligațiile acestora prin selectarea facturilor aflate în sold.
Integrarea cu funcționalitățile sistemului: comenzi de achiziție, vânzări, clienți, furnizori, debitori, creditori, alte plăți și încasări previzionate (leasing, asigurări, împrumuturi bancare, salarii, plăți de impozite etc.), permite modelarea unei imagini de previziune a fluxurilor de numerar pe ani, semestre, trimestre, săptămâni la zi, ca suport decizional pentru asigurarea stabilității financiare pe termen lung.
Gestionarea completă a ordinelor de plată se realizează în cadrul unui flux de lucru de aprobare, generând propuneri de plată din obligațiile scadente, înregistrându-le ca ordine de plată și apoi transmițându-le într-un format electronic standard acceptat de bănci.