EMSYS - Kern-Universität
Vision
Es unterstützt die Hochschulen bei der Integration von akademischen Prozessen mit Verwaltungs-, Finanzbuchhaltungs-, Sozial- und Humanressourcenprozessen. Analyse- und Haushaltsstrukturen werden mit akademischen Strukturen (Fakultäten, Fachbereiche, Studienzyklen, Ausbildungsformen und Studiengänge) verknüpft, um eine effiziente akademische und finanzielle Verwaltung zu ermöglichen.
EMSYS - Core University modelliert hochschulspezifische Prozesse, um den Service für Studierende zu verbessern und gleichzeitig die Organisationskosten zu senken: Studiengebührenverwaltung (Bachelor, Master, Ph.D., Residency), Alumni, Gebühren (Studium, Unterkunft, Sondergebühren), Stipendien (Studium, Soziales, Leistung, für herausragende Leistungen), Wohnheimverwaltung, Academic Reporting. Akademische Prozesse und Unterstützung stehen den Studierenden über ein Portal mit akademischen und finanziellen Informationen zur Verfügung.
Schulbildung
Das Verwaltungssystem der Hochschule verleiht den Prozessen innerhalb der Universität Dynamik und wird ständig weiterentwickelt, um den Bedürfnissen des Verwaltungspersonals und der Lehrkräfte gerecht zu werden.
Die akademische Organisation in den Hochschulstrukturen wird vom Nutzer gestaltet, ohne dass ein Anbieter eingreifen muss. Im System können Lehrpläne erstellt und verwaltet werden, um detaillierte Lehrpläne nach Fächern, Seminaren und Praktika mit spezifischen Leistungspunkten zu erhalten.
Das Schulverwaltungssystem ist ein integraler Bestandteil des EMSYS-Systems, das mit einer einzigen Datenbank arbeitet.
Die im System verwendeten Informationen über die Lehrkräfte entsprechen denen des Moduls Humanressourcen und werden zur Erstellung von Stellenbeschreibungen und Schätzungen für die Finanzierung und Budgetierung verwendet.
Lehrkräfte werden bei der Festlegung der Struktur von Lehrplänen und Studienverträgen als Kursleiter sowie als Prüfer für Bewertungen eingesetzt.
Da jede Universität ihre eigenen Besonderheiten hat, sind die Berechnungsformeln für die Studentendurchschnitte nicht ähnlich. Durchschnittswerte mit dynamisch konfigurierbaren Formeln sind die Antwort auf dieses Problem in EMSYS University. Die Einstufung von Studenten für die Unterbringung, Stipendien oder andere Zwecke kann anhand von benutzerkonfigurierten Durchschnittswerten vorgenommen werden.
ECTS-System - die akademischen Ergebnisse im System entsprechen dem europäischen Bewertungssystem, Mobilitätsprogramme lassen sich leicht in die akademische Arbeit der Studenten integrieren.
Der bürokratische Aufwand im Beurteilungsprozess wird durch elektronische Kataloge für komplexe Prüfungsarten, Gutachten etc. stark reduziert.
Über die EMSYS Universität können die Studiendokumente gemäß den Anforderungen des Bildungsministeriums gedruckt werden, wodurch mögliche Ausfüllfehler vermieden und das Erscheinungsbild der ausgestellten Dokumente vereinheitlicht wird: Schulzeugnis - gedruckt, Diplome - gedruckt
Stipendien
Die EMSYS Universität verwaltet alle Arten von Stipendien, die es im universitären Umfeld gibt: Leistungsstipendien, Verdienststipendien, Studienstipendien, Sozialhilfestipendien und Sonderstipendien. Die Verteilung der Stipendienmittel wird in jedem akademischen Jahr anhand einer Vielzahl von Berichten verfolgt, die die Grundlage für die Haushaltsprognosen für die folgenden akademischen Jahre bilden.
Bei der Definition der Stipendien werden der Betrag, die Währung des Stipendiums, die Art, die Währung der Zahlung und andere Merkmale berücksichtigt. Die Höhe des Stipendiums wird für jedes Studienjahr festgelegt.
Stipendiaten deklarieren sich aus der Vielzahl der Studierenden, die Anspruch auf ein bestimmtes Stipendium haben. Anhand der Stipendienberechnung wird der Vorschlag für die Stipendienzahlung für eine Vergabesitzung und für die als Stipendiaten deklarierten Studierenden erstellt.
Für Universitäten, die Stipendien auf Karten anbieten, ist es möglich, Dateien der Stipendiaten an Banken zu erstellen und Auszüge der Zahlungen an jede Bank zu erhalten.
Da das Portal in das Schulverwaltungssystem integriert ist und eine gemeinsame Datenbank verwendet, müssen die im Portal verfügbaren Stipendieninformationen nicht nachträglich aktualisiert werden, da es die im System vorhandenen Daten in Echtzeit präsentiert.
Steuer
Die Zahl der gebührenzahlenden Studenten muss mit besonderer Bedeutung behandelt werden, da sie die Haupteinnahmequelle der Universität sind. Daher ist die analytische Verbuchung der Studiengebühren, Gelegenheitsgebühren, Unterbringungsgebühren nach ausstehenden Krediten für eingeschriebene Studenten, unabhängig von der Form des Unterrichts (Tageskurse, ID, Postgraduate) eine Maßnahme, die nachhaltige Bemühungen seitens des Verwaltungspersonals erfordert. Die EMSYS Universität ermöglicht die Verwaltung der Gebühren durch mehrere Werkzeuge: Höhe der Gebühren in verschiedenen Währungen, Ratenzahlung (Höhe der Rate, vorgesehenes Zahlungsdatum, Fälligkeit der Zahlung, Regeln für verspätete Zahlung, Bedingungen für den Ausschluss bei Nichtzahlung der Gebühren), Erstellung von Abbuchungen je nach Status des Studenten.
EMSYS University ist Teil des integrierten EMSYS-ERP-Systems, daher kehrt die Bank bei Kassenzahlungen sofort in den Zahlungsstatus des Studenten zurück. Dies ermöglicht es, ohne weitere Bearbeitung Listen von Studenten zu erhalten, die im Rückstand sind, Studenten, die wegen Nichtzahlung ausgeschlossen werden, usw.
Da sich die Zahlungsmittel ständig weiterentwickeln, werden die Zahlungen von Studiengebühren an Banken immer häufiger. EMSYS University bietet einen automatischen Import von Bankeinzügen.
Informationen über Gebühren und Zahlungen sowie Informationen über Prüfungsergebnisse sind für die Studierenden wichtig. Das Portal der EMSYS University bietet den Studierenden Zugang zu Zahlungs- und Gebühreninformationen in Echtzeit.
Unterbringung
Bei der Unterbringung ist die wichtige Komponente die materielle Basis, die der Universität zur Verfügung steht. Die materielle Basis, d. h. die Anzahl der Studienplätze, die jeder Fakultät oder jedem Fachbereich der Universität zugewiesen werden, kann in Abhängigkeit von der Campusstruktur festgelegt werden.
Informationen zu Wohnheimen, Wohnheimverwaltern, Zimmern, Unterkünften und deren Bestimmungsort können in EMSYS University verwaltet werden, um einen rationalisierten Unterkunftsprozess zu erreichen.
Nach der Definition der Materialbasis können die Studenten als Wohnheimbewohner registriert werden. Um diesen Prozess zu unterstützen, bietet das System Berichte, Ranglisten und Aussagen, auf deren Grundlage der Benutzer entscheiden kann, welche Studenten für eine Unterkunft in Frage kommen. Die Berichte (Wohnheim-Spiegel, Wohnheim-Situation, Wohnheim-Leerstand) liefern die Unterkunfts- und Kassensituation in Echtzeit
Die EMSYS-Universität verwaltet auch die Gebühren für die Unterbringung von Studenten. Es gibt Verfahren zur Berechnung von Säumniszuschlägen auf der Grundlage der Anzahl der Tage nach Ablauf der Nachfrist und des Dollar- oder Prozentbetrags des Zuschlags für jeden Tag der Verspätung. Die Anwendung sieht ein Warnsystem für Studenten vor, die die Nachfrist versäumt haben.
Da sich die Zahlungsmittel ständig weiterentwickeln, werden die Zahlungen von Wohnheimgebühren an Banken immer häufiger. EMSYS University bietet einen automatischen Import von Bankeinzügen an.
Informationen über Gebühren sind für Studenten wichtig, daher bietet das EMSYS-Universitätsportal den Studenten Zugang zu Zahlungs- und Gebühreninformationen in Echtzeit.