EMSYS - Finanziell
Vision
Es befasst sich mit operativen, unterstützenden und verwaltungstechnischen Prozessen aus finanzieller Sicht sowohl für kommerzielle als auch für budgetäre Organisationen. Unterstützt den Prozess der Planung von Finanzressourcen, der Zuweisung und Zweckbindung für Aktivitäten, Projekte und Ziele.
Die Verwaltung der Finanzmittel erfolgt im Rahmen des Haushaltssystems. Die Budgetierung basiert auf Vorschlägen aus den Organisationsstrukturen in Übereinstimmung mit dem Betriebsplan, dem Wartungsplan, dem Investitionsplan und dem Beschaffungsplan.
Die Zuweisung der Haushaltsmittel erfolgt über Verwaltungsstrukturen mit Angabe der Zweckbestimmung in den Haushaltsartikeln.
Finanzbuchhaltung
Dynamische Modellierung von Management-, Rechts-, lokalen und Konsolidierungsstrukturen in anderen Konten. Die Mehrwährungsbehandlung und die Interdependenz zwischen Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, externer Bilanz, IFRS und Konzern- oder alternativer Rechnungslegung (in der Rechnungslegung eines anderen Landes) gewährleisten die Eindeutigkeit und Konsistenz der Informationen.
Es ist die Grundlage für die Definitionen des gesamten Systems. Die Basisdaten, Geschäftseinheit, Fonds, Kostenträger, Budgetstruktur, Kontenplan, Währungen, Steuern, Dokumente, ist die Informationsquelle für andere Module (Bestände, Anlagevermögen, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Personalwesen, usw.), segmentiert die erforderlichen Informationen in Felder (Lieferanten, Kunden, Belege, Zahlungen, Mehrwertsteuer, dynamische Analysen).
Ohne den Geschäftsbetrieb zu stören, können Definitionen durch Entwicklungs- oder Beschränkungsverfahren, Sperrung, Schließung von Aktivitätszeiträumen, Datenzusammenführung usw. umstrukturiert werden.
Die Finanzberichterstattung ermöglicht es dem Benutzer, Parameter in einem Bericht auszuwählen und zu kombinieren, um mehrere Perspektiven zu bieten, z. B. eine Zusammenfassung oder eine detaillierte Darstellung von Informationen. Andere Berichte können verschiedene Formen annehmen, die vom Benutzer modelliert werden (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung).
Die Buchungen werden automatisch aus den Modulen des Systems (Einkäufe, Lagerbestände, Gehälter, Anlagevermögen usw.) oder durch Buchungsmonografien (Muster für die Erfassung sich wiederholender Belege nach wirtschaftlichen Phänomenen) oder durch automatische Verfahren (für den Rechnungsabschluss am Ende des Zeitraums oder für die Neubewertung der Salden in einer anderen Währung) erstellt.
Jeder Vorgang, Bericht, Prozess wird entsprechend der Rolle, dem Profil und den Rechten des Benutzers ausgeführt.
Lieferanten- und Kundenbuchhaltung
Ein Geschäftspartner kann sowohl ein Lieferant als auch ein Kunde sein, das System ermöglicht die Analyse des Finanzstatus als Kunden- oder Lieferantensaldo mit einer Aufschlüsselung der Aktionen für jeden Saldo.
Die Aktionen ergeben sich aus den operativen Prozessen: Eingänge, Käufe, Verkäufe, Rechnungen von Versorgungsunternehmen, Ausstellung von Versicherungspolicen usw. und Cash Management. Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ist das Ergebnis der operativen Prozesse. Die Berichte über die Kunden- und Lieferantenaktivitäten liefern anhand der Auswahlparameter ein analytisches und synthetisches Bild.
Soll-/Haben-Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einziehung/Zahlung von Kunden-/Lieferantenrechnungen sind mit dem Betrieb von Geldkonten, Kontoauszügen oder der Ausstellung von Zahlungsaufträgen zur Begleichung von Kunden-/Lieferantenrechnungsverpflichtungen in Echtzeit verbunden. Andere Debitoren-/Kreditoren-Aktionen sind als Belegprototypen durch Zahlungs-/Einzugsrechnungen, Verrechnung von Kunden-/Lieferantenrechnungen verfügbar.
Der vollständige Satz von Berichten bietet eine Analyse der gesamten Aktivität nach Konten und/oder Lieferanten/Kunden sowie im Detail bis zur Rechnungsebene durch Kontosalden, analytische Salden nach Dokumenten, Lieferanten-/Kundenblätter, Lieferanten-/Kundenblätter auf Rechnungen im Saldo, Dokumente mit Saldo.
Die Analyse des Alters der Kunden- und Lieferantensalden nach Altersintervallen, die beim Erhalt des Berichts geändert werden können, und die ABC-Analyse der Kunden- und Lieferantensalden werden auf den Bilanzdokumenten in aggregierter Form oder im Detail dargestellt.
Kostenrechnung
Es unterstützt Organisationen bei der Analyse der Rentabilität und Effizienz von Produkten, Dienstleistungen, Aktivitäten und Abteilungen sowie bei der Bestimmung der Stückkostenstruktur von Produkten und Dienstleistungen mit dem Ziel eines effizienten Kostenmanagements.
Die den Anwendern zur Verfügung stehenden Werkzeuge modellieren die Kostenrechnung je nach Organisationsstruktur, vorgeschlagenem Management, Produkt- und Dienstleistungsportfolio unterschiedlich, indem sie eine beliebige Kombination von Berechnungsmethoden wählen - Voll-/Gesamtkostenmethode, ABC-Methode - Activity Based Costing, Äquivalenzindizes-Methode, Globalmethode, Phasenmethode, Auftragsmethode.
Durch die native Integration mit den anderen Komponenten des Systems, durch Buchhaltungsmonographien oder automatisierte Verfahren, wird die Erfassung der automatisch entstandenen Kosten (Einkäufe, Bestände, Gehälter, Anlagevermögen usw.) gewährleistet. Auf diese Weise wird das interne Rechnungswesen mit einem Minimum an menschlichem Aufwand automatisch durchgeführt, ohne dass eine Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung erforderlich ist, da die Daten nach Dimensionen in der Kostenrechnung (Kostenträger, Verwaltungskonten, Berechnungsposten, Ausgabenposten) gleichzeitig mit der Erfassung in der Finanzbuchhaltung erfasst werden.
Die Aufwandsverrechnung ist ein vollständig automatisierter Prozess. Die Verrechnungsschritte werden in einem Abrechnungsszenario auf der Grundlage von Kostentreibern organisiert. Das Abrechnungsszenario kann für den gesamten Prozess oder stufenweise durchgeführt werden. Die Verrechnung von Kosten kann in der Kostenrechnung wiederholt werden, auch für zurückliegende Perioden.
Budgetierung Planung und Kontrolle
Es steuert den Budgetierungsprozess und bietet eine strategische Perspektive für die Planung des Vertriebsgeschäfts. Alle Betriebs-, Investitions-, Instandhaltungs-, Umweltbudgets usw. werden im Budgetierungssystem der Organisation zusammengeführt und individuell und zentral koordiniert.
Durch die nahtlose Integration mit allen Geschäfts- und Finanzdatenbereichen schafft EMSYS Planning, Budgeting and Control den Rahmen für eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit, die sowohl die finanzielle Leistung des Unternehmens als auch technische und operative Entscheidungen in Echtzeit beeinflusst und erleichtert.
Planungs- und Budgetierungsprozesse beginnen mit der Festlegung der zu erreichenden Ziele. Das Budget kann Top-Down, Bottom-Up oder in einer Kombination beider Methoden erstellt werden, wobei die den Zielen zugewiesenen Mittel den Organisationsstrukturen zugewiesen werden.
Die Finanzierungsquellen und Budgetposten werden von den Nutzern gestaltet und bilden die Struktur des Budgets. Für andere Berichtsperspektiven können alternative Berichtsstrukturen definiert werden.
Die Budgetzahlen können nach Jahr, Quartal oder Zeitraum angegeben und dann aufgeschlüsselt oder zusammengeführt werden.
Das tabellarische Format für die Deklaration von Daten in Budgets und die Verfahren für den Import von Budgetwerten machen die Planungs- und Budgetierungsarbeit für die Benutzer leicht handhabbar.
Die Schritte zur Ausführung des Haushaltsplans werden in Abhängigkeit von der Organisationskultur festgelegt, wobei einige davon weggelassen werden können. Die Ausgabenverpflichtung ist die Phase, in der die Verwendung der Haushaltsmittel für einzelne Käufe von Waren, Dienstleistungen und Arbeiten oder für die Gesamtausgaben der Organisation (Versorgungsleistungen, Gehälter, Reisen, Protokoll, Miete usw.) genehmigt wird.
Die Indikatoren für die Analyse der Budgets werden von den Nutzern nach Phasen der Budgetausführung konfiguriert und können als Budgetwerte, gebundene Beträge, Verträge, Ausgaben, Zahlungen, Einnahmen usw. dargestellt werden.
Anlagevermögen
Es unterstützt Unternehmen bei der Überwachung von Prozessen und der Minimierung von Kosten bei der Bilanzierung von Sachanlagen und immateriellen Vermögenswerten, mit Werkzeugen, die den Aufwand bei der Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Vorschriften über den gesamten Lebenszyklus von Anlagen, vom Zugang über die Abschreibungsberechnung bis zur Neubewertung und Stilllegung, ergänzen.
Die Einrichtung eines wirksamen Mittels zur Verwaltung des Anlagevermögens ist eine gute Möglichkeit, die Mittel einer Organisation zu maximieren. Integriert für haushaltsführende und nicht haushaltsführende Organisationen in den Finanzierungs-, Budgetierungs- und Ausgabenausführungsprozess, was eine automatische Berechnung der Abschreibung auf der Ebene jeder Finanzierungsquelle und jedes Projekts gemäß den optimalen Abschreibungsmethoden für jedes Anlagegut ermöglicht.
Mobile Kennzeichnungs- und Inventarisierungsverfahren sind eine Lösung zur Optimierung der Organisationskosten, indem sie die Inventarisierungszeit verkürzen, um genaue Verschrottungsentscheidungen zu ermöglichen, die Datengenauigkeit zu gewährleisten und die Effizienz durch die Beseitigung menschlicher Fehler zu steigern.
Die vollständige Monografie jedes Anlageguts gewährleistet, dass die Abschreibungen automatisch in der Finanzbuchhaltung zur gleichen Zeit wie in der Verwaltungsbuchhaltung erfasst werden. Das Modul Anlagevermögen ist vollständig in EMSYS - Anlagenverwaltung, EMSYS - Logistik (Einkauf) integriert.
Relevante Prozesse: Anlagenzugänge direkt oder auf Basis von Lieferantenbestellungen durch Integration mit den Einkaufsströmen, Investitionszieleingänge, Splits, Fusionen, Upgrades, Teil-/Vollabgänge, Einzel-/Blockumbuchungen, Berechnung der handels- und steuerrechtlichen Abschreibungen pro Geschäftsbereich, Kostenträger, Finanzierungsquellen und Budgetpositionen, Abschreibungskorrekturen, Aufwertungsreserven auf Inventarnummerebene, Umbuchung der Aufwertungsreserven in die monatliche Aufwertungsrücklage/Vollabschreibung, erfolgswirksame Umbuchung des Anteils an Investitionszuschüssen, Aufwertung unter Berücksichtigung früherer Aufwertungen.
Kassenführung
Führt Cash-Management und Operationen in Bargeld und Bankkonten, Echtzeit-Cash-Integrität, die Verknüpfung mit dem Haushaltskontrollprozess als Schritte zur Finanzierung und vollständige Finanzströme durch Zahlungen.
Die mit den Geldflüssen verbundenen Instrumente sind vom Benutzer konfigurierbar, es kann eine unbegrenzte Anzahl von Kassen, Banken und den dazugehörigen Konten angegeben werden, die sowohl physisch (Kassen, Kontoauszüge) als auch auf verschiedenen Koordinaten entwickelt werden können, um eine effiziente Finanzverwaltung und eine strenge Kontrolle der Verwendung von Barmitteln zu gewährleisten: Ziele, Aktivitäten, Finanzierungsquellen, Projekte, Interessengebiete, Bestimmungsorte usw.
Die Modellierung der verschiedenen Prototyp-Bildschirme, die mit dem Einzug und der Zahlung verbunden sind, reduziert den Aufwand für den Benutzer, der Vorgang wird auf natürliche Weise ausgeführt, wobei das System nur die für jeden Vorgang spezifischen Informationen anfordert. Bei der Einziehung von Kundenrechnungen oder der Zahlung von Lieferantenrechnungen erlöschen die Verpflichtungen automatisch, indem die ausgeglichenen Rechnungen ausgewählt werden.
Die Integration mit den Systemfunktionen: Bestellungen, Verkäufe, Kunden, Lieferanten, Debitoren, Kreditoren, andere prognostizierte Zahlungen und Einnahmen (Leasing, Versicherungen, Bankdarlehen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuerzahlungen usw.), ermöglicht die Modellierung einer Cashflow-Prognose für Jahre, Halbjahre, Quartale, Wochen bis zum heutigen Tag, als Entscheidungshilfe zur Gewährleistung der langfristigen finanziellen Stabilität.
Die komplette Verwaltung der Zahlungsaufträge erfolgt in einem Genehmigungs-Workflow, der aus den fälligen Verpflichtungen Zahlungsvorschläge generiert, diese als Zahlungsaufträge erfasst und anschließend in einem von den Banken akzeptierten elektronischen Standardformat übermittelt.