EMSYS - Université de base
Vision
Il aide les universités à intégrer les processus académiques dans les processus administratifs, financiers et comptables, ainsi que dans les processus sociaux et de ressources humaines. Les structures d'analyse et de budget sont liées aux structures académiques (facultés, départements, cycles d'études, formes d'enseignement et programmes d'études) dans le but d'assurer une gestion académique et financière efficace.
EMSYS - Core University modélise les processus propres aux universités afin d'améliorer les services aux étudiants tout en réduisant les coûts d'organisation : Gestion des frais de scolarité (licence, master, doctorat, résidence), Alumni, frais (études, logement, spécial), bourses (études, sociales, mérite, pour des performances exceptionnelles), gestion des dortoirs, rapports académiques. Les processus et le soutien académiques sont accessibles aux étudiants par le biais d'un portail fournissant des informations académiques et financières.
Scolarité
Le système de gestion de l'École donne une dynamique aux processus au sein de l'université, il est en constante évolution pour répondre aux besoins du personnel administratif et de la faculté.
L'organisation académique dans les structures universitaires est façonnée par l'utilisateur, sans qu'il soit nécessaire que le fournisseur intervienne. Dans le système, les programmes d'études peuvent être élaborés et gérés afin d'obtenir des programmes détaillés par matières, séminaires, travaux pratiques avec des numéros de crédits spécifiques.
Le système de gestion scolaire fait partie intégrante du système EMSYS qui fonctionne avec une base de données unique.
Les informations sur les enseignants utilisées dans le système sont les mêmes que celles utilisées dans le module des ressources humaines et sont utilisées pour préparer les descriptions de postes et les estimations pour le financement et la budgétisation.
Les enseignants sont utilisés pour définir la structure des programmes et des contrats d'études en tant que professeurs de cours et examinateurs pour les évaluations.
Parce que chaque université a ses propres spécificités, les formules de calcul des moyennes des étudiants ne sont pas similaires. Les moyennes avec des formules configurables dynamiquement sont la réponse à ce problème dans l'Université EMSYS. Le classement des étudiants pour l'obtention d'un logement, d'une bourse ou pour d'autres raisons peut être effectué en fonction des moyennes configurées par l'utilisateur.
Système ECTS - les résultats académiques du système sont en corrélation avec le système d'évaluation européen, les programmes de mobilité sont faciles à modéliser dans le travail académique de l'étudiant.
La bureaucratie dans le processus d'évaluation est considérablement réduite grâce aux catalogues électroniques pour les types complexes d'examens et de révisions.
Grâce à l'Université EMSYS, les documents d'études peuvent être imprimés conformément aux exigences du ministère de l'éducation, ce qui permet d'éviter d'éventuelles erreurs de remplissage et de normaliser l'apparence des documents délivrés : Bulletin scolaire de l'étudiant - imprimé, Diplômes - imprimés
Bourses d'études
EMSYS University gère tous les types de bourses existant dans l'environnement universitaire : bourse de performance, bourse de mérite, bourse d'étude, bourse d'aide sociale, bourse spéciale. Le suivi de la distribution des fonds de bourses chaque année académique se fait à travers une multitude de rapports qui constituent la base des prévisions budgétaires pour les années académiques suivantes.
La définition des bourses tient compte du montant, de la devise de la bourse, du type, de la devise de paiement et d'autres caractéristiques. Leur montant est défini pour chaque année académique.
Les boursiers se déclarent parmi la multitude d'étudiants qui ont le droit de recevoir un certain type de bourse. En utilisant le calcul des bourses, la proposition de paiement des bourses est générée pour une session d'attribution et pour les étudiants déclarés comme boursiers.
Pour les universités offrant des bourses sur carte, il est possible de générer des fichiers de boursiers auprès des banques et d'obtenir des relevés de paiement auprès de chaque banque.
Comme le portail est intégré au système de gestion de l'école et utilise une base de données commune, les informations sur les bourses disponibles sur le portail n'ont pas besoin d'être mises à jour ultérieurement, car elles présentent les données existantes dans le système en temps réel.
Impôts
Le nombre d'étudiants payants doit être traité avec une importance particulière, car ils constituent la principale source de revenus propres de l'université. Par conséquent, la comptabilité analytique des droits d'inscription, des frais occasionnels, des frais d'hébergement, en fonction des crédits en cours pour les étudiants inscrits, quelle que soit la forme d'enseignement (cours du jour, ID, troisième cycle), est une action qui implique un effort soutenu de la part du personnel administratif. L'Université EMSYS permet la gestion des frais à travers de multiples outils : montant des frais dans différentes devises, tranches de paiement (montant de la tranche, date de paiement prévue, date d'échéance du paiement, règles de retard de paiement, conditions d'expulsion pour non-paiement des frais), génération de débits en fonction du statut de l'étudiant.
L'université EMSYS fait partie du système ERP intégré EMSYS, c'est pourquoi, lors des paiements par caissier, la banque revient immédiatement au statut de paiement de l'étudiant. Cela permet d'obtenir sans autre traitement des listes d'étudiants en retard de paiement, d'étudiants en situation d'expulsion pour non-paiement, etc.
Les moyens de paiement étant en constante évolution, les paiements des frais de scolarité aux banques sont de plus en plus fréquents. EMSYS University permet l'importation automatisée des encaissements bancaires.
Les informations sur les frais et les paiements ainsi que sur les résultats des examens sont importantes pour l'étudiant. Le portail de l'université EMSYS permet aux étudiants d'accéder en temps réel aux informations relatives aux paiements et aux frais.
Hébergement
Dans le processus d'hébergement, l'élément important est la base matérielle dont dispose l'université. La base matérielle, c'est-à-dire le nombre de places allouées à chaque faculté ou département de l'université, jusqu'au niveau des années d'études, peut être déterminée en fonction de la structure du campus.
Les informations sur les dortoirs, les administrateurs de dortoirs, les chambres, les logements et leur destination peuvent être gérées dans l'université EMSYS afin de rationaliser le processus d'hébergement.
Après avoir défini la base matérielle, les étudiants peuvent être enregistrés en tant que dortoirs. Pour faciliter ce processus, le système fournit des rapports, des classements et des déclarations sur la base desquels l'utilisateur peut décider quels étudiants sont éligibles à l'hébergement. Les rapports (Miroir des dortoirs, Situation des dortoirs, Postes vacants dans les dortoirs) fournissent la situation du logement et de l'encaissement en temps réel.
L'université EMSYS gère également les frais d'hébergement des étudiants. Des procédures sont disponibles pour calculer les pénalités de retard en fonction du nombre de jours dépassant la date de grâce et le montant en dollars ou en pourcentage de la pénalité pour chaque jour de retard. L'application met en place un système d'avertissement pour les étudiants qui n'ont pas respecté le délai de grâce.
Les moyens de paiement étant en constante évolution, les paiements des frais de résidence auprès des banques sont de plus en plus fréquents. EMSYS University permet l'importation automatisée des encaissements auprès des banques.
Les informations sur les frais sont importantes pour l'étudiant, c'est pourquoi le portail de l'université EMSYS permet aux étudiants d'accéder en temps réel aux informations sur les paiements et les frais.