EMSYS - Finances
Vision
Il aborde les processus opérationnels, de soutien et de gestion d'un point de vue financier pour les organisations commerciales et budgétaires. Il soutient le processus de planification des ressources financières, leur attribution et leur affectation à des activités, des projets et des objectifs.
La gestion des ressources financières s'effectue dans le cadre du système budgétaire. La budgétisation est basée sur les propositions des structures organisationnelles conformément au plan opérationnel, au plan de maintenance, au plan d'investissement et au plan d'approvisionnement.
L'allocation des fonds budgétisés est effectuée par les structures de gestion avec une indication de la destination par articles budgétaires.
Comptabilité financière
Modélisation dynamique des structures de gestion, juridiques, locales et de consolidation dans d'autres comptes. Le traitement multidevise et l'interdépendance entre la comptabilité financière, la comptabilité analytique, le bilan externe, les IFRS et la comptabilité de groupe ou alternative (reporting dans les comptes d'autres pays) garantissent l'unicité et la cohérence de l'information.
Il constitue la base des définitions de l'ensemble du système. Les données de base, l'unité d'entreprise, le fonds, les objets de coûts, la structure budgétaire, le plan comptable, les devises, les taxes, les documents, constituent la source d'information pour les autres modules (stocks, immobilisations, paie et ressources humaines, etc.), segmentent les informations requises en champs (fournisseurs, clients, recettes, paiements, TVA, analyse dynamique).
Sans perturber l'activité, les définitions peuvent être restructurées par le biais de procédures de développement ou de restriction, de verrouillage, de clôture de période d'activité, de fusion de données, etc.
L'information financière permet aux utilisateurs de sélectionner et de combiner des paramètres dans un rapport afin de fournir plusieurs perspectives, par exemple une présentation sommaire ou détaillée de l'information. D'autres rapports peuvent prendre plusieurs formes modélisées par l'utilisateur (bilan, compte de résultat).
Les écritures comptables sont générées automatiquement à partir des modules du système (achats, stocks, salaires, immobilisations, etc.) ou par des monographies comptables (modèles d'enregistrement de documents répétitifs par phénomène économique) ou par des procédures automatiques (pour la clôture des comptes en fin de période ou pour la réévaluation des soldes dans une autre monnaie).
Toute opération, tout rapport, tout processus est exécuté conformément au rôle, au profil et aux droits de l'utilisateur.
Comptabilité des fournisseurs et des clients
Un partenaire commercial peut être à la fois un fournisseur et un client. Le système permet d'analyser le statut financier sous la forme d'un solde client ou d'un solde fournisseur, avec une ventilation des actions sur chaque solde.
Les actions proviennent des processus opérationnels : recettes, achats, ventes, factures de services publics, émission de polices d'assurance, etc. et de la gestion de la trésorerie. Les comptes débiteurs et créditeurs sont le résultat de processus opérationnels. Les rapports sur l'activité des clients et des fournisseurs, grâce aux paramètres de sélection, fournissent une image analytique et synthétique.
Les activités de débit/crédit associées à l'encaissement/au paiement des factures des clients/fournisseurs sont liées au fonctionnement des comptes de trésorerie, des relevés de compte ou à l'émission d'ordres de paiement réglant les obligations des factures des clients/fournisseurs en temps réel. D'autres actions de débit/crédit sont disponibles sous forme de prototypes de documents par le biais de factures de paiement/encaissement, de compensation de factures clients/fournisseurs.
L'ensemble des rapports permet d'analyser l'activité dans son ensemble par comptes et/ou fournisseurs/clients ainsi qu'en détail jusqu'au niveau des factures par le biais des soldes de comptes, des soldes analytiques par documents, des fiches fournisseurs/clients, des fiches fournisseurs/clients sur les factures en solde, des documents avec solde.
L'analyse de l'ancienneté des soldes clients et fournisseurs par intervalles d'ancienneté est modifiable lors de l'obtention du rapport et l'analyse ABC des soldes clients et fournisseurs est présentée de manière agrégée ou détaillée dans les documents de bilan.
Comptabilité analytique
Il aide les organisations à analyser la rentabilité et l'efficacité des produits, des services, des activités et des départements, et à déterminer la structure des coûts unitaires des produits et des services, en vue d'une gestion efficace des coûts.
Les outils mis à la disposition des utilisateurs modélisent la comptabilité analytique différemment d'une organisation à l'autre, en fonction de la structure organisationnelle, de la gestion proposée, du portefeuille de produits et de services, en choisissant n'importe quelle combinaison de méthodes de calcul - méthode des coûts totaux/complets, méthode ABC (Activity Based Costing), méthode des indices d'équivalence, méthode globale, méthode par étapes, méthode par ordre.
Grâce à l'intégration native avec les autres composantes du système, par le biais de monographies comptables ou de procédures automatisées, l'enregistrement des coûts générés automatiquement à partir des (achats, stocks, salaires, immobilisations, etc.) est assuré. Ainsi, la comptabilité de gestion interne est réalisée automatiquement avec un minimum d'efforts humains, sans qu'il soit nécessaire de procéder à une réconciliation avec la comptabilité financière, puisque les données sont collectées par dimension dans la comptabilité analytique (objets de coûts, comptes de gestion, postes de calcul, postes de dépenses) en même temps qu'elles sont enregistrées dans la comptabilité financière.
L'affectation des dépenses est un processus entièrement automatisé, les étapes de l'affectation sont organisées dans un scénario d'imputation basé sur les inducteurs de coûts. Le scénario d'imputation peut être exécuté pour l'ensemble du processus ou par étapes. L'imputation des coûts peut être répétée dans la comptabilité analytique, y compris pour les périodes précédentes.
Budgétisation, planification et contrôle
Il contrôle le processus de budgétisation et fournit une perspective stratégique pour la planification des activités de distribution. Tous les budgets opérationnels, d'investissement, de maintenance des actifs, environnementaux, etc. sont rassemblés dans le système de budgétisation de l'organisation et sont coordonnés individuellement et de manière centralisée.
En s'intégrant de manière transparente à tous les domaines de données commerciales et financières, EMSYS Planning, Budgeting and Control crée un cadre de collaboration entre toutes les lignes d'activité, influençant et facilitant la performance financière de l'organisation ainsi que les décisions techniques et opérationnelles en temps réel.
Les processus de planification et de budgétisation commencent par la définition des objectifs à atteindre. Le budget peut être construit de manière descendante, ascendante ou par une combinaison des deux méthodes, les fonds alloués aux objectifs étant attribués aux structures organisationnelles.
Les sources de financement et les postes budgétaires sont définis par les utilisateurs et forment la structure du budget. Pour d'autres perspectives de reporting, d'autres structures de reporting peuvent être définies.
Les chiffres du budget peuvent être déclarés par année, trimestre ou période, puis ventilés ou fusionnés.
Le format tabulaire pour la déclaration des données dans les budgets et les procédures d'importation des valeurs budgétées facilitent le travail de planification et de budgétisation pour les utilisateurs.
Les étapes de l'exécution du budget sont définies en fonction de la culture de l'organisation, certaines d'entre elles pouvant être omises. L'engagement des dépenses est l'étape qui autorise le lancement de l'utilisation des fonds budgétisés pour des achats individuels de biens, de services et de travaux, ou pour des dépenses globales de l'organisation (services publics, salaires, voyages, protocole, loyers, etc.).
Les indicateurs pour l'analyse des budgets sont configurés par les utilisateurs en fonction des étapes de l'exécution du budget et peuvent être présentés comme des valeurs budgétaires, des montants engagés, des contrats, des dépenses, des paiements, des recettes, etc.
Actifs immobilisés
Il aide les organisations à contrôler les processus et à minimiser les coûts liés à la comptabilité des immobilisations corporelles et incorporelles, grâce à des outils permettant de compléter les efforts déployés pour se conformer aux réglementations juridiques et fiscales tout au long du cycle de vie des actifs, depuis leur réception jusqu'à leur déclassement, en passant par le calcul de l'amortissement et la réévaluation.
La mise en place d'un moyen efficace de gestion des immobilisations est un excellent moyen de maximiser les fonds d'une organisation. Intégré pour les organisations avec ou sans budget dans le processus de financement, de budgétisation et d'exécution des dépenses, il permet le calcul automatique de l'amortissement au niveau de chaque source de financement, de chaque projet, selon les méthodes d'amortissement optimales pour chaque actif immobilisé.
Les procédures mobiles de marquage et d'inventaire constituent une solution pour optimiser les coûts organisationnels en réduisant le temps d'inventaire pour permettre des décisions précises sur la mise au rebut, en garantissant l'exactitude des données et en augmentant l'efficacité par l'élimination de l'erreur humaine.
La monographie complète de chaque actif immobilisé garantit que l'amortissement est automatiquement enregistré dans les comptes financiers en même temps qu'il est reflété dans les comptes de gestion. Le module Immobilisations est entièrement intégré à EMSYS - Gestion des actifs, EMSYS - Logistique (Achats).
Processus pertinents : entrées d'immobilisations directement ou sur la base de commandes de fournisseurs par intégration aux flux d'achats, entrées d'objectifs d'investissement, scissions, fusions, mises à niveau, cessions partielles/complètes, transferts individuels/blocs, calcul de l'amortissement comptable et fiscal par unité opérationnelle, objets de coûts, sources de financement et postes budgétaires, corrections d'amortissement, réserves de réévaluation au niveau du numéro d'inventaire, transfert des réserves de réévaluation à l'excédent de réévaluation mensuel/à l'amortissement complet, transfert aux recettes de la part des subventions d'investissement, réévaluation tenant compte des réévaluations précédentes.
Gestion de trésorerie
Effectuer la gestion de trésorerie et les opérations sur les comptes bancaires et de trésorerie, l'intégrité de la trésorerie en temps réel, le lien avec le processus de contrôle budgétaire en tant qu'étapes pour financer et compléter les flux financiers par le biais de paiements.
Les outils associés aux flux de trésorerie sont configurables par l'utilisateur, un nombre illimité de caisses, de banques et de comptes associés peuvent être déclarés, développés à la fois physiquement (caisses, relevés bancaires) et sur différentes coordonnées pour assurer une gestion financière efficace et un contrôle rigoureux de l'utilisation de la trésorerie : objectifs, activités, sources de financement, projets, centres d'intérêt, destinations, etc.
La modélisation des différents écrans prototypes associés aux encaissements et aux paiements réduit l'effort de l'utilisateur, l'opération s'effectuant de manière naturelle, le système ne demandant que les informations spécifiques à chaque opération. Un encaissement de factures clients ou un paiement de factures fournisseurs éteint automatiquement leurs obligations en sélectionnant les factures en solde.
L'intégration avec les fonctionnalités du système : commandes, ventes, clients, fournisseurs, débiteurs, créanciers, autres paiements et recettes prévus (leasing, assurances, prêts bancaires, salaires, paiements d'impôts, etc.), permet de modéliser un tableau de prévision des flux de trésorerie pour des années, des semestres, des trimestres, des semaines à venir, en tant qu'aide à la décision pour assurer la stabilité financière à long terme.
La gestion complète des ordres de paiement s'effectue dans le cadre d'un processus d'approbation, qui génère des propositions de paiement à partir des obligations échues, les enregistre en tant qu'ordres de paiement et les transmet ensuite dans un format électronique standard accepté par les banques.